دورة شراء الخدمات الاستشارية والمهنية وإدارتها

نظرة عامة

دورة شراء الخدمات الاستشارية والمهنية وإدارتها هي دورة متوسطة لمدة أسبوع لمختصي المشتريات والشؤون التجارية، ويغادر المشاركون منها بحقيبة تنفيذ شراء الاستشارات. يطبق المشاركون شراء الخدمات الاستشارية، وتوريد الخدمات المهنية، وتصميم نطاق الاستشارة، وتقييم العروض الفنية، وتحليل نماذج أتعاب الاستشارات، وضوابط نقل المعرفة الاستشارية. تستخدم الدورة اختبارات الاحتياج والشروط المرجعية ومصفوفات الاختيار ومقارنات الأتعاب وسجلات المخرجات ومراجعات الحوكمة. تقدم أجايل للتدريب هذه الدورة في شراء الاستشارات.

الفئة المستهدفة

• فرق المشتريات المسؤولة عن توريد الخبرات الاستشارية والمهنية
• الفرق التجارية المسؤولة عن أساليب الاختيار والتسعير وضوابط العقد
• الرعاة الداخليون المسؤولون عن تعريف الاحتياج والنتائج والمخرجات
• فرق المالية المسؤولة عن نماذج الأتعاب والميزانيات وأدلة الدفع
• فرق المشروعات المسؤولة عن البدء والقبول ونقل المعرفة

تفترض الدورة ممارسة المشاركين لتعريف الخدمات المهنية أو شرائها في العمل، ولا تشمل الاستشارة القانونية أو قواعد المشتريات الخاصة بولاية قضائية أو تراخيص تأهيل الاستشاري أو المعالجة الضريبية المتخصصة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تخدم الدورة الإدارات التي تكلف الخبرات الخارجية وتختارها وتتعاقد معها وتديرها عبر قطاعات متعددة.

• المشتريات والإدارة التجارية
• مكاتب الاستراتيجية والتحول
• المالية وإدارة المشروعات
• الرعاية الصحية والخدمات العامة
• التقنية والعمليات الصناعية

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل ملاءمة الاستشارات كنموذج للتنفيذ.
• بناء شروط مرجعية ومخرجات قائمة على النتائج.
• تطبيق معايير الجودة والتكلفة لاختيار الاستشاري.
• مقارنة نماذج الأتعاب وخيارات ضبط العقد.
• استخدام ضوابط الحوكمة والقبول والتغيير.
• تقييم أدلة الأداء ونقل المعرفة.

جدول الدورة

اليوم 1: تعريف الاحتياج إلى الاستشارة

• اختبار احتياج الأعمال إلى الاستشارة
• تقييم فجوة القدرة الداخلية
• خريطة نتائج الاستشارة ومنافعها
• مصفوفة مسؤوليات أصحاب المصلحة
• موجز استراتيجية شراء الاستشارة

اليوم 2: تصميم النطاق ونهج السوق

• هيكل الشروط المرجعية
• سجل المخرجات ومعايير القبول
• خطة التواصل مع سوق الخدمات المهنية
• قائمة تضارب الاستشاري واستقلاليته
• مصفوفة قرار مسار توريد الاستشارة

اليوم 3: تقييم الجودة والقيمة التجارية

• إطار تقييم العروض الفنية
• بطاقة أدلة مؤهلات الخبراء
• نموذج أوزان الجودة والتكلفة
• مقارنة أتعاب المبلغ المقطوع والأتعاب الزمنية
• سجل الاستيضاح والعناية الواجبة

اليوم 4: التعاقد وحوكمة التنفيذ

• جدول ضوابط عقد الاستشارة
• قائمة حقوق الملكية الفكرية والبيانات
• خطة البدء والاعتماديات
• مسار مراجعة المخرجات واعتمادها
• سجل التغيير والدفع والأداء

اليوم 5: ممارسة ضبط الاستشارات

• تمرين مقترح: مراجعة دراسة جدوى الاستشارة
• تمرين مقترح: تقييم عروض فنية متنافسة
• تمرين مقترح: مقارنة نماذج أتعاب الاستشارات
• تمرين مقترح: تشخيص نزاع قبول مخرج
• التمرين الختامي: استكمال حقيبة تنفيذ شراء الاستشارات

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة باحتياجات استشارية وعروض وجداول أتعاب ومخرجات وأدلة أداء افتراضية.

• نشاط مقترح: تقرير ما إذا كان احتياج تحول في الرعاية الصحية يتطلب استشارة أو تنفيذا داخليا.
• نشاط مقترح: تقييم عروض فنية وتجارية لمهمة استشارية صناعية.
• نشاط مقترح: تحويل هدف لخدمات تقنية إلى مخرجات ومعايير قبول.
• نشاط مقترح: تخطيط الحوكمة ونقل المعرفة والإجراء التصحيحي لاستشارة متأخرة.

الأسئلة الشائعة

لمن يناسب شراء الخدمات الاستشارية، وماذا تفترض الدورة؟

يناسب شراء الخدمات الاستشارية مختصي المشتريات والشؤون التجارية والمالية والمشروعات والأعمال المسؤولين عن الخبرات الخارجية. تفترض الدورة خبرة في تعريف الاحتياجات أو مراجعة العروض أو إدارة الميزانيات أو الإشراف على المخرجات.

كيف يختلف شراء الخدمات الاستشارية عن التدريب العام في المشتريات؟

يركز شراء الخدمات الاستشارية على الخبرة غير الملموسة وتعريف النتائج والجودة الفنية وقدرة الخبراء ونماذج الأتعاب وقبول المخرجات ونقل المعرفة، بينما يغطي تدريب المشتريات العام السلع والأعمال والخدمات الأوسع.

ماذا يجب أن تتضمن الشروط المرجعية للاستشارة؟

تتضمن الشروط المرجعية سياق الأعمال والأهداف والنطاق والاستثناءات والنتائج والمخرجات والمعالم ومعايير القبول ومدخلات العميل والحوكمة والتقارير والاعتماديات والخبرات المطلوبة والوصول إلى البيانات وتوقعات نقل المعرفة.

كيف يوازن تقييم العروض الفنية بين الجودة والتكلفة؟

يستخدم تقييم العروض الفنية معايير معلنة ومرجحة للمنهجية وقدرة الفريق والخبرة وخطة التنفيذ والمخاطر ونقل المعرفة، ثم يجمع النتائج الفنية والمالية وفق أسلوب الاختيار المعتمد.

لماذا يهم نقل المعرفة الاستشارية؟

يحمي نقل المعرفة الاستشارية الاستمرارية والقدرة المحتفظ بها عبر تحديد ما يتسلمه العميل ومن يتعلمه ودليل النقل وكيف تبقى المواد والأساليب والبيانات والقرارات قابلة للاستخدام بعد انتهاء المهمة.

الخاتمة

يعود المشاركون إلى العمل بحقيبة تنفيذ شراء الاستشارات. تجمع الحقيبة اختبار الاحتياج والشروط المرجعية وخطة السوق ومصفوفة الاختيار ومقارنة الأتعاب وسجل العناية الواجبة وجدول ضوابط العقد وسجل المخرجات وخطة الحوكمة وقائمة نقل المعرفة. تساعد الحقيبة الفرق على تحويل طلب الخبرة إلى عملية توريد وتنفيذ منضبطة ذات نتائج قابلة للاستخدام.