دورة مشتريات المشاريع الممولة وإدارة عقودها

نظرة عامة

دورة مشتريات المشاريع الممولة وإدارة عقودها هي دورة متوسطة لمدة أسبوع لمختصي المشروعات والمشتريات، ويغادر المشاركون منها بحقيبة ضبط مشتريات المشاريع الممولة. يطبق المشاركون مشتريات المشاريع الممولة، وتخطيط مشتريات المشاريع، ورسم متطلبات اتفاقية التمويل، وضوابط تقييم العطاءات الممولة، وإدارة عقود المشاريع الممولة، وإعداد مسار تدقيق المشتريات. تستخدم الدورة خرائط الاستراتيجية ومصفوفات المراجعة وملفات المناقصات وتقارير التقييم وخطط العقود وسجلات الإغلاق. تقدم أجايل للتدريب هذه الدورة في ضبط مشتريات المشاريع الممولة.

الفئة المستهدفة

• فرق المشروعات المسؤولة عن تخطيط المشتريات والتنفيذ ضمن اتفاقيات التمويل
• فرق المشتريات المسؤولة عن نهج السوق والمناقصة والتقييم والترسية
• فرق العقود المسؤولة عن الأداء والتغييرات والمدفوعات والإغلاق
• فرق المالية المسؤولة عن المصروفات المؤهلة وأدلة الدفع
• فرق التدقيق والامتثال المسؤولة عن الموافقات والسجلات وجاهزية المراجعة

تفترض الدورة ممارسة المشاركين لدعم المشاريع الممولة أو المشتريات في العمل، ولا تشمل الاستشارة القانونية أو شهادة جهة مانحة بعينها أو نظام مناقصات خاصا بولاية قضائية أو محاسبة المنح أو الإشراف الهندسي المتخصص.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تخدم الدورة الإدارات التي تخطط للعقود في المشاريع الممولة خارجيا وتشتريها وتديرها وتراجعها.

• إدارة المشروعات والبرامج
• المشتريات وإدارة العقود
• المالية والتدقيق والامتثال
• البنية التحتية والخدمات العامة
• الرعاية الصحية ومنظمات التنمية

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل متطلبات التمويل والمشتريات المطبقة.
• بناء خطة مشتريات مشروع قائمة على المخاطر.
• تطبيق ضوابط شفافة للمناقصة والتقييم.
• استخدام سجلات المراجعة والموافقة والترسية.
• تشخيص مخاطر العقد والدفع والتغيير.
• تقييم جاهزية الإغلاق ومسار التدقيق.

جدول الدورة

اليوم 1: رسم قواعد التمويل والمشتريات

• خريطة متطلبات اتفاقية التمويل
• مصفوفة إطار المشتريات المطبق
• جدول مسؤوليات مشتريات المشروع
• شبكة قرار المراجعة السابقة واللاحقة
• سجل نزاهة المشتريات وتضارب المصالح

اليوم 2: تخطيط مشتريات المشروع

• لوحة استراتيجية مشتريات المشروع
• خطة المشتريات وجدول الحزم
• تقييم مخاطر السوق وقدرته
• مصفوفة اختيار أسلوب الشراء
• متعقب المراجعة وعدم الممانعة

اليوم 3: المناقصة والتقييم والترسية

• قائمة المستندات القياسية للمشتريات
• اختبار مواءمة المتطلبات ومعايير التقييم
• سجل فتح العطاءات والاستيضاحات
• هيكل تقرير تقييم العطاءات
• ملف اعتماد الترسية ونشرها

اليوم 4: إدارة العقود الممولة

• خطة إدارة العقد القائمة على المخاطر
• سجل المعالم والمخرجات والمدفوعات
• مسار أوامر التغيير والموافقة
• لوحة أداء العقد ووسائل المعالجة
• سجل الشكاوى وعدم الامتثال والتصعيد

اليوم 5: ممارسة المراجعة والإغلاق

• تمرين مقترح: تشخيص فجوة في خطة المشتريات
• تمرين مقترح: مراجعة تقرير تقييم العطاءات
• تمرين مقترح: فحص ملف تغيير عقد
• تمرين مقترح: اختبار مسار تدقيق مصروفات
• التمرين الختامي: استكمال حقيبة ضبط مشتريات المشاريع الممولة

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة بشروط تمويل وحزم مشتريات وعطاءات وعقود ومدفوعات وأدلة مراجعة افتراضية.

• نشاط مقترح: رسم الموافقات وأساليب الشراء لمشروع بنية تحتية.
• نشاط مقترح: اختبار معايير التقييم وأدلة الدرجات لتوريدات صحية.
• نشاط مقترح: تقييم تغيير ومدفوعة وتأخير في عقد أعمال.
• نشاط مقترح: تجميع ملف إغلاق جاهز للتدقيق لحزمة خدمات تنموية.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب مشتريات المشاريع الممولة، وماذا تفترض الدورة؟

تناسب مشتريات المشاريع الممولة مختصي المشروعات والمشتريات والعقود والمالية والتدقيق والامتثال المسؤولين عن أنشطة ممولة خارجيا. تفترض الدورة خبرة في دعم المشتريات أو العقود أو المدفوعات أو سجلات المشروع.

كيف تختلف مشتريات المشاريع الممولة عن التدريب العام في المشتريات؟

تربط مشتريات المشاريع الممولة متطلبات اتفاقية التمويل والأساليب المعتمدة ونقاط المراجعة والمستندات القياسية والأهلية والشكاوى وسجلات العقد وأدلة المصروفات، بينما يغطي تدريب المشتريات العام ممارسات توريد مؤسسية أوسع.

ماذا يجب أن تتضمن خطة مشتريات المشروع؟

تحدد خطة مشتريات المشروع الحزم والنطاق والقيمة والمخاطر وظروف السوق والأسلوب ونهج الاختيار ومتطلبات المراجعة والجدول والمسؤوليات والموافقات ونوع العقد واعتماديات التنفيذ.

ما المقصود بعدم الممانعة أو نقطة مراجعة الممول؟

عدم الممانعة أو نقطة مراجعة الممول هي مراجعة موثقة تطلبها اتفاقية التمويل أو إطار المشتريات قبل اتخاذ إجراء محدد. تتحقق الفرق من المتطلب الحالي لكل حزمة بدلا من افتراض عملية واحدة للجميع.

كيف تدعم سجلات العقود الممولة جاهزية التدقيق؟

تربط سجلات العقود الممولة الخطة المعتمدة ووثائق المناقصة والتقييم والترسية والعقد والمخرجات والمدفوعات والتغييرات وقرارات الأداء والشكاوى والموافقات ووسائل المعالجة وأدلة الإغلاق في ملف قابل للتتبع.

الخاتمة

يعود المشاركون إلى العمل بحقيبة ضبط مشتريات المشاريع الممولة. تجمع الحقيبة خريطة القواعد واستراتيجية المشتريات وخطة الحزم ومتعقب المراجعة وقائمة المناقصة وملف التقييم وسجل الترسية وخطة إدارة العقد وسجل التغييرات وأدلة الدفع وفهرس الإغلاق. تساعد الحقيبة فرق المشروعات على ربط شروط التمويل بقرارات المشتريات وأدلة العقد من التخطيط حتى الإغلاق.