نظرة عامة على الدورة:
تُعدُّ هذه الدورة التدريبية الشاملة المشاركين / المشاركات لإدارة المكاتب والتعامل مع كبار الشخصيات كما تمكنهم من إتقان المهارات الضرورية مثل الاتصال الفعّال، إدارة الوقت، وإجراء الاجتماعات بكفاءة. لا تقتصر هذه الدورة على تقديم المفاهيم العامة لإدارة المكاتب، بل تركز أيضًا على تعزيز المهارات الشخصية. من خلال معالجة الجوانب العملية مثل صياغة محاضر الاجتماعات وتخطيط المشاريع و المبادرات ، تضمن الدورة تجهيز المشاركين بشكل جيد للتعامل مع المسؤوليات الإدارية اليومية والتفاعل بكفاءة مع كبار الشخصيات.
الجمهور المستهدف:
- مديرو المكاتب
- المساعدون الإداريون
- منسقو المشاريع
- التنفيذيون الراغبون في صقل مهارات إدارة المكاتب
الأقسام المستهدفة:
- كافة الأقسام
- مكتب إدارة المشاريع
- الموارد البشرية
- العمليات
القطاعات المستهدفة:
- كافة القطاعات
- تكنولوجيا المعلومات
- الرعاية الصحية
- الهيئات الحكومية وما في حكمها
أهداف الدورة:
في نهاية هذه الدورة سيتمكن المشاركين من:
- ادراك شامل لإدارة المكاتب التي تغطي جوانب متنوعة من الإدارة.
- اكتساب تعليمات مفصلة حول إنشاء محاضر الاجتماعات.
- تعزيز مهارات الاتصال والقيادة.
- إتقان أفضل الممارسات في إدارة الوقت.
- تهيئة فرص لتحسين المهارات الشخصية في سياق الأعمال.
منهجية التدريب:
لضمان تجربة تدريب فعّالة، سنستخدم مجموعة متنوعة من منهجيات التدريب المختارة بعناية لتناسب المهارات والمواضيع المغطاة في الدورة، من تدريب مهارات الاتصال إلى مهارات الإدارة. أولاً، ستلعب ورش العمل العملية والجلسات التفاعلية دوراً كبيراً في التدريب، حيث ستوفر تجربة عملية مع مهام مثل كتابة محاضر الاجتماعات، إدارة البيانات، وتحسين إدارة الوقت. سيعمل المشاركون بشكل فردي وضمن فرق، مما يعزز مهارات الاتصال والمهارات الشخصية من خلال التعاون في المشاريع والعروض التقديمية.
أدوات الدورة:
- كتيب التدريب: كتيب مفصل يغطي جميع المواضيع التي تمت مناقشتها في التدريب.
- قوالب محاضر الاجتماع: قوالب لتدوين الملاحظات بفعالية أثناء الاجتماعات.
- قوالب تخطيط المشاريع: أدلة وقوالب للمساعدة في إنشاء خطط مشاريع فعالة.
- قوالب البريد الإلكتروني والعروض التقديمية: قوالب وإرشادات للرسائل الإلكترونية والعروض التقديمية المهنية.
- دراسات الحالة: أمثلة وسيناريوهات واقعية للمناقشة وحل المشكلات.
- استمارات التغذية الراجعة: استمارات لتقديم وتلقي التغذية الراجعة حول التمارين العملية التي أُجريت خلال التدريب.
محتوى الدورة:
اليوم الأول: مهارات الاتصال
- الموضوع 1: تعزيز مهارات الاتصال وجهًا لوجه
- الموضوع 2: مهارات الاتصال عبر الهاتف والإنترنت
- الموضوع 3: مهارات العرض
- المراجعة: تلخيص النقاط الرئيسية ومراجعتها
اليوم الثاني: إدارة المكتب
- الموضوع 1: إجراء الاجتماعات بكفاءة
- الموضوع 2: كتابة المحاضر
- الموضوع 3: مهارات تخطيط المشاريع
- الموضوع 4: إدارة البيانات
- المراجعة: تعليمات مفصلة حول تدوين محاضر الاجتماعات بدقة، مع التركيز على تحديد النقاط الرئيسية، تلخيص المناقشات، وتنسيق المحاضر.
اليوم الثالث: إدارة الوقت
- الموضوع 1: استراتيجيات إدارة الوقت
- الموضوع 2: استخدام أدوات إدارة الوقت
- الموضوع 3: تطبيقات إدارة المشاريع، وأدوات تتبع الوقت.
- المراجعة: التدريب على استخدام الأدوات الرقمية والبرمجيات لإدارة الوقت بفعالية
اليوم الرابع: مهارات شخصية وتخطيطية
- الموضوع 1: تطوير مهارات شخصية قوية
- الموضوع 2: تعزيز العلاقات وتحسين التعاون في مكان العمل من خلال التعاطف،
- الموضوع 3: الاستماع النشط، والتغذية الراجعة الفعّالة.
- الموضوع 4: بروتوكولات وإتيكيت المكتب: فهم والالتزام بإتيكيت المكتب، بما في ذلك احترام التنوع ، الاحترافية، وأخلاقيات العمل.
- المراجعة: تلخيص النقاط الرئيسية ومراجعتها
اليوم الخامس: المهارات الناعمة الأساسية والتوازن بين العمل والحياة
- الموضوع 1: إدارة التوتر
- الموضوع 2: 7 عادات للأشخاص الأكثر فعالية
- الموضوع 3: التوازن بين العمل والحياة
- الموضوع 4: فهم دور إدارة الوقت في الحفاظ على التوازن.
- المراجعة: تلخيص النقاط الرئيسية ومراجعتها
كيف تختلف هذه الدورة عن دورات "تدريب إدارة المكتب" الأخرى:
تقدم الدورة نهجاً شاملاً وعملياً لإدارة المكاتب، حيث تجمع بين مجموعة واسعة من المواضيع في دورة واحدة لتوفير تجربة تدريبية متكاملة. تغطي مواضيع هذه الدورة ما هو أبعد من المهارات الفنية مثل إدارة الوقت وكتابة محاضر الاجتماعات، لتصل إلى المهارات الناعمة مثل مهارات الاتصال والمهارات الشخصية في الأعمال.
