دورة عمليات العقود الرقمية وضبط سير العمل

نظرة عامة

دورة عمليات العقود الرقمية وضبط سير العمل لمدة 5 أيام للمهنيين الذين يطورون عمليات العقود، ويعود المشاركون بمخطط عمليات العقود الرقمية. يرسم المشاركون سير عمل العقود، ويحددون ضوابط بيانات العقود، ويصممون صلاحيات المستودع، ويضعون تنبيهات الواجبات، ويحددون لوحات المتابعة، ويختبرون حواجز الأتمتة، ويخططون مقاييس التبني. تعالج الدورة تشتت الملفات والمناقلات اليدوية بمتطلبات وضوابط تشغيل محايدة عن المورد. تقدم أجايل للتدريب عمليات العقود الرقمية بوصفها تصميما منضبطا للعمليات والمعلومات.

الفئة المستهدفة

• وظائف العقود المسؤولة عن اتساق العمليات والسجلات والواجبات والتجديدات
• فرق المشتريات التي تنسق استقبال العقود والموافقات والمتابعة بعد الترسية
• فرق العمليات التجارية التي تطور رؤية العقود وتقارير الإدارة
• وظائف التحول الرقمي التي تحول احتياجات المستخدمين إلى متطلبات نظم
• دعم العمليات القانونية الذي يحكم الصلاحيات والإصدارات ومعلومات العقود

تفترض الدورة تعامل المشاركين مع عمليات العقود وسجلاتها، ولا تتناول اعتماد منتج أو إعداد منصة مورد أو الذكاء الاصطناعي المتقدم أو الصياغة القانونية أو هندسة المؤسسات.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تحول عمليات العقود إلى بيئة رقمية.

• العقود والمشتريات والشؤون التجارية والعمليات القانونية
• التحول الرقمي وإدارة المعلومات والمالية والضوابط الداخلية
• التقنية والاتصالات والخدمات المهنية
• التصنيع والخدمات اللوجستية والطاقة والمرافق
• الرعاية الصحية والمنشآت والعقارات والضيافة

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل سير عمل العقود الحالي وفجوات المعلومات
• بناء متطلبات رقمية وضوابط عمليات محايدة عن المورد
• استخدام البيانات الوصفية وهياكل الصلاحيات لحوكمة المستودعات
• تصميم التنبيهات ولوحات المتابعة ومتابعة الواجبات
• تقييم قواعد الأتمتة والاستثناءات وأدلة التدقيق
• إنشاء مخطط للتبني وقياس الأداء

جدول الدورة

اليوم 1: تشخيص عمليات العقود

• خريطة الوضع الحالي لسير عمل العقود
• مصفوفة تحليل المناقلات في دورة الحياة
• سجل الضوابط اليدوية ونقاط التعثر
• خريطة مسؤوليات مستخدمي العقود
• قائمة المتطلبات الرقمية المتراكمة

اليوم 2: هيكلة معلومات العقود

• قاموس البيانات الوصفية للعقود
• لوحة تصميم تصنيف المستودع
• حصر ترحيل السجلات السابقة
• مصفوفة الصلاحيات حسب الدور
• قائمة تحقق الإصدارات ومسار التدقيق

اليوم 3: تصميم أتمتة سير العمل

• مواصفات نموذج الاستقبال الرقمي
• خريطة منطق توجيه الموافقات
• شجرة قرار الاستثناء والتصعيد
• مصفوفة ضبط سير العمل والصلاحيات
• ورقة اختبار حواجز الأتمتة

اليوم 4: متابعة الواجبات والأداء

• سجل ضبط واجبات العقد
• قواعد تنبيه المعالم والتجديد
• دليل تعريف مقاييس لوحة المتابعة
• واجهة حالة محفظة العقود
• مراجعة جودة السجل الرقمي

اليوم 5: ممارسة تصميم العمليات الرقمية

• تمرين: تشخيص فجوات سير العمل والمناقلات
• تمرين: بناء ضوابط البيانات والصلاحيات
• تمرين: اختبار قواعد التوجيه والأتمتة
• تمرين: تصميم التنبيهات ومقاييس لوحة المتابعة
• المشروع الختامي: مخطط عمليات العقود الرقمية

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لممارسة عمليات العقود الرقمية عبر سياقات عمل مختلفة.

• نشاط مقترح: رسم مناقلات الاستقبال والموافقة لعقد خدمات تقنية.
• نشاط مقترح: تصميم البيانات الوصفية والصلاحيات لمستودع عقود منشآت.
• نشاط مقترح: اختبار تنبيهات التجديد وضوابط الواجبات لمحفظة لوجستية.
• نشاط مقترح: تعريف مقاييس لوحة المتابعة لعقود موردي تصنيع.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة عمليات العقود الرقمية وضبط سير العمل، وماذا تفترض؟

تناسب المهنيين الذين يطورون عمليات العقود وضوابط المعلومات، وتفترض قدرتهم على التعامل مع أنشطة دورة الحياة والسجلات والموافقات والواجبات والمسؤوليات الداخلية.

كيف تختلف عمليات العقود الرقمية عن التدريب على منتج برمجي؟

تحدد عمليات العقود الرقمية سير العمل والبيانات والصلاحيات والضوابط والتنبيهات ولوحات المتابعة ومتطلبات التبني بصورة محايدة عن المورد، بينما يعلم تدريب المنتج إعداد منصة واحدة والتنقل فيها.

ما المعلومات التي تنتمي إلى المستودع الرقمي للعقود؟

يحفظ المستودع الرقمي للعقود الوثائق المضبوطة والبيانات الوصفية للأطراف والملكية والحالة والتواريخ والواجبات والموافقات والإصدارات والصلاحيات والتنبيهات وسجلات القرار المرتبطة.

كيف تعالج ضوابط أتمتة سير العمل الاستثناءات؟

توجه ضوابط أتمتة سير العمل الأعمال المعتادة، بينما تحدد قواعد الاستثناء الشروط غير المعتادة والبيانات الناقصة وفجوات الصلاحية والإجراءات المتأخرة أو تعطل التكاملات للمراجعة البشرية المسؤولة.

كيف يقاس أداء عمليات العقود الرقمية؟

يقاس أداء عمليات العقود الرقمية بمؤشرات محددة لاكتمال الاستقبال وتدفق الموافقات وجودة السجل وحالة الواجبات والاستجابة للتنبيهات واستخدام المستودع والاستثناءات وتبني المستخدمين.

الخاتمة

يعود المشاركون بمخطط عمليات العقود الرقمية لبيئة العقود لديهم. يربط المخطط سير العمل الحالي والمتطلبات والبيانات الوصفية وضوابط المستودع والصلاحيات والأتمتة والتنبيهات ولوحات المتابعة والتبني ومقاييس الأداء. تستخدمه الفرق لهيكلة قرارات التقنية وتنسيق التنفيذ بين العقود والمشتريات والشؤون التجارية والعمليات القانونية والتحول الرقمي.