دورة تخطيط استراتيجية العقود وضبط المطالبات

نظرة عامة

دورة تخطيط استراتيجية العقود وضبط المطالبات لمدة 5 أيام للمختصين بإدارة العقود والمشتريات والضبط التجاري، ويعود المشاركون بخطة لاستراتيجية العقود وضبط المطالبات. تربط الدورة قرارات ما قبل الإرساء بضوابط ما بعد الإرساء عبر تسلسل الشراء وتوزيع المخاطر ومسؤوليات الإدارة وسجلات الإنذار المبكر ومسارات التغيير وتحليل الاستحقاق وقرارات المطالبة. تقدم أجايل للتدريب هذا الموضوع كحلقة تطبيقية بين الاستراتيجية التجارية والأدلة التعاقدية.

الفئة المستهدفة

• الفرق المسؤولة عن تخطيط العقود وإدارتها وقرارات المطالبات
• الوظائف التي تصمم مسارات التعاقد وحزم المنافسة
• المختصون الذين يربطون سجلات الجدول والتكلفة بالأحداث التعاقدية
• الفرق التي تقيم التغييرات والاستحقاق ومواقف الاسترداد
• الممارسون الذين يطورون الإشعارات والأدلة وحوكمة ملفات المطالبات

تفترض الدورة معرفة عملية بالعقود وتسليم المشاريع، ولا تقدم مشورة قانونية أو تركز على التفاوض وحده.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الوظائف التي تنسق استراتيجية التعاقد وضوابط التنفيذ وإدارة المطالبات.

• العقود والمشتريات والشؤون التجارية والدعم القانوني وسلسلة الإمداد
• ضبط المشاريع والتخطيط وإدارة التكلفة والمخاطر
• الإنشاء والهندسة والبنية التحتية وخدمات المنشآت
• الطاقة والتصنيع والنقل والخدمات اللوجستية
• التقنية والاتصالات والخدمات المسندة

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحويل متطلبات الأعمال إلى استراتيجية تعاقد وتسلسل للحزم
• تحليل توزيع المخاطر وفق الملكية والقدرة وظروف التسليم
• تصميم ضوابط إدارة العقود للإشعارات والقرارات والسجلات
• تطبيق أساليب ضبط التغييرات والإنذار المبكر على الأحداث الناشئة
• تقييم الاستحقاق وفق السبب والأثر والأساس التعاقدي والأدلة
• بناء مسار محكوم لإعداد المطالبات ومراجعتها

جدول الدورة

اليوم 1: تخطيط العقود واستراتيجية التسليم

• خريطة متطلبات الأعمال وأهداف العقد
• مصفوفة اختيار مسار التعاقد
• لوحة تسلسل حزم الشراء
• خريطة صلاحيات أصحاب المصلحة والقرارات
• سجل افتراضات استراتيجية العقد

اليوم 2: توزيع المخاطر وتصميم الضوابط

• مصفوفة ملكية المخاطر والقدرات
• منهج توزيع التعرض التجاري
• خريطة مسؤوليات واجهات العقد
• قائمة فحص تصميم متطلبات الضبط
• سجل قرارات توزيع المخاطر

اليوم 3: الإدارة والإشعارات والأدلة

• مصفوفة مسؤوليات إدارة العقود
• خريطة محفزات الإنذار المبكر والتصعيد
• سجل تتبع متطلبات الإشعارات
• فهرس الأدلة المعاصرة
• سجل ضبط القرارات والمراسلات

اليوم 4: التغييرات والاستحقاق وقرارات المطالبات

• منهج تحديد التغييرات وتصنيفها
• سلسلة تحليل السبب والأثر
• ورقة عمل تقييم الاستحقاق
• خريطة أدلة التأخير والتكلفة
• مصفوفة قوة المطالبة والاستجابة

اليوم 5: تكامل استراتيجية العقود وضبط المطالبات

• تمرين: بناء مصفوفة اختيار مسار التعاقد
• تمرين: اختبار سجل قرارات توزيع المخاطر
• تمرين: تجميع ملف أدلة الإنذار المبكر
• تمرين: تقييم موقف التغيير والاستحقاق
• المشروع الختامي: خطة استراتيجية العقود وضبط المطالبات

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لربط استراتيجية العقود بحوكمة الأدلة والمطالبات.

• نشاط مقترح: ترتيب حزم الشراء لحالة تسليم بنية تحتية.
• نشاط مقترح: توزيع مخاطر الواجهات في عقد خدمات تقنية.
• نشاط مقترح: اختبار ضوابط الإشعار والسجلات بعد تغيير هندسي.
• نشاط مقترح: تقييم السبب والأثر والاستحقاق والأدلة لتعطل لوجستي.

الأسئلة الشائعة

كيف تؤثر استراتيجية العقود في إدارة المطالبات لاحقا؟

تؤثر استراتيجية العقود عبر حدود الحزم وملكية المخاطر والصلاحيات ومتطلبات الإشعار والسجلات ومسارات القرار الموضوعة قبل الإرساء.

ماذا يتضمن تخطيط إدارة العقود؟

يحدد تخطيط إدارة العقود المسؤوليات ومسارات التواصل وتتبع الإشعارات وسجلات القرار وضوابط التغيير وملكية الأدلة والتصعيد والتقارير.

كيف يدعم ضبط الإنذار المبكر الاستعداد للمطالبات؟

يحدد ضبط الإنذار المبكر الأحداث ويعين المالكين ويسجل الآثار المحتملة ويحفظ الأدلة المعاصرة ويحفز القرارات التجارية والتشغيلية في الوقت المناسب.

ماذا يفحص تحليل الاستحقاق؟

يفحص تحليل الاستحقاق الأساس التعاقدي وتسلسل الحدث والسببية والمسؤولية والامتثال للمتطلبات الإجرائية والأثر والأدلة الداعمة.

ماذا ينتج المشاركون خلال الدورة؟

يبني المشاركون خطة لاستراتيجية العقود وضبط المطالبات تجمع خيارات التعاقد وتوزيع المخاطر وضوابط الإدارة ومسارات التغيير والأدلة ومراجعة المطالبة.

الخاتمة

يعود المشاركون بخطة لاستراتيجية العقود وضبط المطالبات تدعمها أدوات لاختيار المسار وتوزيع المخاطر والإشعارات والأدلة والتغييرات والاستحقاق. تساعد الخطة الفرق على مواءمة قرارات ما قبل الإرساء مع ضوابط ما بعد الإرساء وحفظ جودة القرار وإدارة المطالبات عبر مسار حوكمة قابل للتتبع.