دورة هيكلة العقود وضوابط الامتثال

نظرة عامة

دورة هيكلة العقود وضوابط الامتثال هي دورة متقدمة لمدة 5 أيام لمختصي العقود والتجارة والمشتريات والحوكمة، ويعود المشاركون بملف هيكلة العقد وضوابط الامتثال. تربط الدورة غرض الأعمال وبنية الوثيقة والنطاق والحقوق والواجبات والصلاحيات وتوزيع المخاطر ومتطلبات السياسات والعناية الواجبة وضوابط الأطراف الثالثة والسجلات والمراقبة والاستثناءات والمعالجة والتغيير والتجديد والخروج والإقفال. تجعل الدورة كل متطلب قابلا للتتبع إلى ضابط تشغيلي. تقدم أجايل للتدريب الامتثال التعاقدي عبر حوكمة عملية لدورة الحياة.

الفئة المستهدفة

• الفرق المسؤولة عن هيكلة الاتفاقيات التجارية وتحديد متطلبات العقد
• الوظائف التي ترسم واجبات الامتثال والسياسات والصلاحيات والموافقات
• المجموعات التي تنفذ العناية الواجبة للأطراف الثالثة ومراجعات مخاطر العقود
• المختصون بمراقبة الأداء والسجلات والاستثناءات والإجراءات التصحيحية
• شركاء الأعمال الذين ينسقون مدخلات التجارة والمشتريات والمالية والمشاريع والدعم القانوني

تفترض الدورة ممارسة المشاركين لهيكلة العقود أو مراجعتها أو إدارتها، ولا تتناول المشورة القانونية أو الاعتماد المهني أو الآراء القانونية المنظمة أو التفسيرات الخاصة بنظام معين.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تدمج ضوابط الامتثال في العلاقات التجارية.

• الإدارة التجارية والمشتريات والحوكمة والامتثال والمالية
• المشاريع والهندسة والإنشاء والبنية التحتية
• التقنية والخدمات المهنية والخدمات المسندة
• العمليات والخدمات اللوجستية والتصنيع وسلاسل الإمداد
• الطاقة والمرافق وإدارة المنشآت والنقل

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل غرض العقد وبنيته ونطاقه وحقوقه وواجباته
• بناء خريطة تتبع واجبات الامتثال وضوابطها
• تقييم الصلاحيات وتوزيع المخاطر ومتطلبات السياسات
• تطبيق طرق العناية الواجبة وضوابط الأطراف الثالثة
• تشخيص فجوات المراقبة والاستثناءات والمعالجة والسجلات
• بناء ملف هيكلة العقد وضوابط الامتثال

جدول الدورة

اليوم 1: بنية العقد والمساءلة

• موجز غرض الأعمال ونتائج العقد
• خريطة بنية الوثائق والأسبقية
• هيكل النطاق والمصطلحات والمخرجات
• مصفوفة الحقوق والواجبات والمساءلة
• جدول الصلاحيات والموافقات وضبط القرار

اليوم 2: واجبات الامتثال والمخاطر

• سجل تحديد واجبات الامتثال
• جدول ربط السياسة والعقد والضابط التشغيلي
• مصفوفة مخاطر العقد وملكية الضوابط
• شبكة تتبع متطلبات البنود والأدلة
• معايير استثناءات الامتثال والتصعيد

اليوم 3: العناية الواجبة والأطراف الثالثة

• نموذج تقسيم الأطراف الثالثة حسب المخاطر
• قائمة تحقق نطاق العناية الواجبة وأدلتها
• جدول ضوابط شركاء الأعمال والتأكيد
• متطلبات معالجة البيانات والوصول والسجلات
• بوابة اعتماد الأطراف الثالثة وبدء التعامل

اليوم 4: المراقبة وحوكمة دورة الحياة

• لوحة أداء الامتثال ومراقبته
• سجل فرز القضايا والاستثناءات والتحقيقات
• متعقب الإجراءات التصحيحية والمعالجة
• سير عمل تغيير العقد وإعادة التحقق من الضوابط
• قائمة تحقق تأكيد التجديد والخروج والإقفال

اليوم 5: ممارسة تكامل امتثال العقود

• تمرين: هيكلة الغرض والنطاق والحقوق والصلاحيات
• تمرين: رسم الواجبات والمخاطر والضوابط والأدلة
• تمرين: اختبار العناية الواجبة وضوابط الأطراف الثالثة
• تمرين: حل الاستثناءات وإعادة التحقق من ضوابط دورة الحياة
• المشروع الختامي: ملف هيكلة العقد وضوابط الامتثال

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لربط بنية العقد وواجبات الامتثال والأدلة وقرارات دورة الحياة.

• نشاط مقترح: هيكلة اتفاقية تجارية حول الغرض والنطاق والمصطلحات والحقوق والواجبات والصلاحيات والموافقات.
• نشاط مقترح: تتبع متطلبات السياسة والعقد إلى مالكي المخاطر والضوابط والأدلة ومعايير التصعيد.
• نشاط مقترح: تقسيم طرف ثالث وتحديد أدلة العناية الواجبة واختبار ضوابط بدء التعامل.
• نشاط مقترح: مراجعة نتائج المراقبة وحل استثناء ودمج أدلة المعالجة والإقفال في الملف النهائي.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب هيكلة العقود وضوابط الامتثال وماذا تفترض؟

تناسب هيكلة العقود وضوابط الامتثال المختصين الذين يهيكلون الاتفاقيات التجارية أو يراجعونها أو يعتمدونها أو يديرونها ويحتاجون إلى متطلبات وملكية ضوابط وأدلة وقرارات قابلة للتتبع.

كيف تختلف ضوابط امتثال العقود عن إدارة الامتثال العامة؟

تركز ضوابط امتثال العقود على بنية الاتفاقية والبنود والأطراف الثالثة والصلاحيات والمراقبة والمعالجات والتغيير والإقفال، بينما تغطي إدارة الامتثال العامة منظومة السياسات والثقافة والتقارير والرقابة على مستوى الجهة.

ما الذي يجعل ضوابط امتثال العقود قابلة للتتبع؟

تربط ضوابط امتثال العقود القابلة للتتبع كل متطلب ببند ومالك ومخاطر ونشاط ضابط ومصدر دليل ودورية مراجعة ومسار استثناء وإجراء تصحيحي.

كيف تدعم العناية الواجبة هيكلة العقود؟

تدعم العناية الواجبة هيكلة العقود بتحديد مخاطر الطرف الثالث والأدلة المطلوبة وشروط الاعتماد وتوقعات الضبط وحقوق المعلومات واحتياجات المراقبة والمعالجات ومحفزات الخروج قبل التنفيذ.

كيف تدار استثناءات امتثال العقود؟

تدار استثناءات امتثال العقود بتسجيلها وتقييم أثرها وتعيين مالك لها وتصعيدها وفق معايير محددة وتصحيحها بإجراءات معتمدة وإثباتها وإعادة فحصها وإقفالها بقرار مسجل.

الخاتمة

يعود المشاركون بملف هيكلة العقد وضوابط الامتثال الذي يربط البنية والواجبات والمخاطر والضوابط والأدلة وقرارات دورة الحياة. يجعل الملف الملكية والصلاحيات والعناية الواجبة والمراقبة والاستثناءات والمعالجة والتغيير والإقفال ظاهرة. يدعم الملف حوكمة متسقة للعقود مع إحالة التفسيرات القانونية إلى مستشارين مؤهلين.