دورة إدارة العقود بعد الترسية

نظرة عامة

دورة إدارة العقود بعد الترسية لمدة 5 أيام للوظائف المعنية بالعقود والمشتريات والإدارة التجارية والمشاريع والمالية والعمليات القانونية والخدمات والموردين، ويعود المشاركون بملف إدارة العقد بعد الترسية. تربط الدورة التسليم والتهيئة والواجبات والمخرجات والإشعارات والسجلات والأداء والدفع والتغيير والتصعيد والإقفال. تستبدل الدورة المتابعة المتفرقة بضوابط قابلة للتتبع من الترسية إلى الإنجاز. تقدم أجايل للتدريب إدارة العقود بعد الترسية كتخصص تشغيلي للعقود.

الفئة المستهدفة

• وظائف العقود المسؤولة عن الإدارة والإشعارات والسجلات والتغييرات والإقفال
• وظائف المشتريات المسؤولة عن تسليم العقد وواجهات الموردين وقيمته
• وظائف الإدارة التجارية والمالية المسؤولة عن الدفع وأثر التغيير والضوابط المالية
• وظائف المشاريع والخدمات المسؤولة عن المخرجات والقبول والأداء والإجراءات التصحيحية
• وظائف العمليات القانونية المسؤولة عن دعم التفسير وسجلات التصعيد ومنع النزاعات
• وظائف إدارة الموردين المسؤولة عن الحوكمة والاجتماعات والإجراءات وأدلة الأداء

تفترض الدورة أن المشاركين يدعمون عقودا سارية، ولا تتناول الشراء قبل الترسية أو المشورة القانونية الخاصة بنظام معين أو إجراءات التقاضي.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تهيئ العقود المرسى عليها أو تنفذها أو تراقبها أو تدفع مستحقاتها أو تغيرها أو تقفلها.

• العقود والمشتريات والإدارة التجارية والعمليات القانونية
• إدارة المشاريع والمالية وتقديم الخدمات والتوكيد الداخلي
• الإنشاءات والهندسة والطاقة وخدمات المرافق
• التقنية والاتصالات والخدمات المدارة
• الرعاية الصحية والنقل والخدمات المهنية والتصنيع

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل متطلبات تسليم العقد وتهيئته بعد الترسية
• بناء ضوابط الواجبات والمخرجات والإشعارات والسجلات
• تطبيق إجراءات الأداء والدفع والحوكمة
• استخدام مسارات التغيير والمسائل ومنع المطالبات
• تشخيص فجوات عدم الأداء والإجراءات التصحيحية
• تقييم أدلة الإقفال والدروس المستفادة

جدول الدورة

اليوم 1: التسليم والتهيئة

• قائمة تحقق تسليم العقد بعد الترسية
• فهرس خط أساس وثائق العقد
• خطة مراحل تهيئة العقد
• مصفوفة توزيع الأدوار والصلاحيات
• تقويم حوكمة العقد

اليوم 2: الواجبات والسجلات

• سجل الواجبات التعاقدية
• مصفوفة قبول المخرجات
• بروتوكول الإشعارات والمراسلات
• فهرس ضبط سجلات العقد
• خريطة مسارات تصعيد الواجبات

اليوم 3: الأداء والدفع

• صحيفة تعريف مؤشرات الأداء
• قائمة تحقق مراجعة أدلة الخدمة
• بطاقة قياس الأداء المتوازن
• مسار ضبط اعتماد الدفعات
• حزمة اجتماع مراجعة المورد

اليوم 4: التغيير والمسائل والإقفال

• مسار ضبط تغييرات العقد
• قالب تقييم أثر التغيير
• سجل المسائل والإجراءات التصحيحية
• سجل أدلة منع المطالبات
• قائمة تحقق إقفال العقد والدروس

اليوم 5: ممارسة إدارة العقد بعد الترسية

• تمرين: التحقق من تسليم العقد وخطة تهيئته
• تمرين: مطابقة الواجبات والمخرجات والإشعارات
• تمرين: مراجعة أدلة الأداء واعتماد الدفع
• تمرين: ضبط تغيير وتصعيد عدم الأداء
• المشروع الختامي: ملف إدارة العقد بعد الترسية

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لتطبيق إدارة العقود بعد الترسية في بيئات تنفيذ مختلفة.

• نشاط مقترح: إعداد ضوابط التسليم والتهيئة والصلاحيات لعقد خدمات هندسية.
• نشاط مقترح: اختبار أدلة المخرجات ونتائج الأداء واعتماد الدفع لخدمة تقنية مدارة.
• نشاط مقترح: تقييم تغيير في عقد مرافق وتوثيق آثاره في التكلفة والجدول والخدمة والاعتماد.
• نشاط مقترح: إقفال عقد خدمات مهنية باستخدام السجلات وأدلة القبول والإجراءات المفتوحة والدروس المستفادة.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة إدارة العقود بعد الترسية، وماذا تفترض؟

تناسب وظائف العقود والمشتريات والإدارة التجارية والمشاريع والمالية والعمليات القانونية والخدمات وإدارة الموردين، وتفترض أن المشاركين يدعمون عقودا سارية بعد الترسية.

كيف تختلف إدارة العقود بعد الترسية عن التدريب على العقود قبل الترسية؟

تضبط إدارة العقود بعد الترسية التنفيذ عبر التهيئة والواجبات والأدلة والأداء والدفع والتغيير والإقفال، بينما يركز التدريب قبل الترسية على المتطلبات والطرح والتقييم والتفاوض والترسية.

ماذا ينبغي أن يتضمن تسليم العقد بعد الترسية؟

ينبغي أن يتضمن تسليم العقد النسخة المعتمدة للوثائق والمواقف المتفاوض عليها والواجبات والمخرجات والتواريخ الرئيسية والصلاحيات والمخاطر وقواعد الدفع وتوقعات التقارير والإجراءات المفتوحة ومسؤولية التهيئة.

كيف يعالج عدم أداء المورد بعد ترسية العقد؟

يعالج عدم الأداء بالأدلة المتحقق منها ومتطلبات العقد وتصنيف المسألة والإجراءات التصحيحية ومسارات التصعيد والقرارات الموثقة والمتابعة حتى نقاط الإنجاز المتفق عليها.

لماذا يعد ضبط التغيير مهما في إدارة العقود بعد الترسية؟

يحافظ ضبط التغيير على خط أساس العقد بتوثيق الطلب والصلاحية والأثر والقرار والشروط المعدلة وإجراء التنفيذ والأدلة قبل أن تغير الممارسة غير المنضبطة التكلفة أو الجدول أو النطاق أو الخدمة.

الخاتمة

يعود المشاركون بملف إدارة العقد بعد الترسية ويضم قائمة التسليم وفهرس خط الأساس وسجل الواجبات وضوابط الأدلة وبطاقة الأداء ومسار الدفع ومسار التغيير وسجل المسائل وسجل منع المطالبات وقائمة الإقفال. يستبدل الملف المتابعة غير الرسمية بملكية وقرارات قابلة للتتبع. كما يربط شروط العقد بالتنفيذ والدفع والتغيير والإقفال.