دورة تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي

نظرة عامة

دورة تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي لمدة 5 أيام للوظائف التي تدير الأطراف الخارجية، ويعود المشاركون بملف تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي. يطبق المشاركون العناية الواجبة والتهيئة وبطاقات الأداء ومراقبة مستويات الخدمة وفحوص الامتثال والتدقيق والإجراءات التصحيحية وتطوير الموردين والتصعيد والتجديد والخروج. تستبدل الدورة الرقابة المجزأة بقرارات تستند إلى الأدلة عبر دورة حياة المورد. تقدم أجايل للتدريب تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي كتخصص تشغيلي مترابط.

الفئة المستهدفة

• وظائف المشتريات المسؤولة عن تأهيل الموردين وضوابط التوريد وسجلات الموردين المعتمدين
• وظائف إدارة الموردين المسؤولة عن التهيئة وبطاقات الأداء والمراجعات والتطوير
• وظائف العقود المسؤولة عن الواجبات ومستويات الخدمة والمعالجات وقرارات دورة الحياة
• وظائف الجودة والامتثال المسؤولة عن التدقيق والأدلة والنتائج والإجراءات التصحيحية
• وظائف العمليات المسؤولة عن تسليم الموردين والاستمرارية والتصعيد والقبول
• الوظائف التجارية المسؤولة عن القيمة والمخاطر والتجديد وتوصيات الخروج

تفترض الدورة أن المشاركين يشرفون على موردين نشطين أو عقود موردين في العمل، ولا تتناول صياغة العطاءات أو استراتيجية الفئات أو تدريس قانون العقود أو إدارة العلاقات العامة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تعتمد على أطراف خارجية لتوفير المنتجات أو الخدمات أو القدرات التشغيلية.

• المشتريات والعقود والإدارة التجارية وإدارة علاقات الموردين
• الجودة والامتثال والمخاطر والعمليات والتوكيد الداخلي
• التصنيع والطاقة والإنشاءات والنقل والمرافق العامة
• التقنية والاتصالات والخدمات المالية والخدمات المهنية
• الرعاية الصحية والضيافة وإدارة المرافق والإدارة العامة

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• بناء ضوابط قائمة على المخاطر لتأهيل الموردين والعناية الواجبة
• تطبيق حوكمة التهيئة وسجلات الموردين المعتمدين
• استخدام بطاقات الأداء وأدلة مستوى الخدمة لتقييم النتائج
• تحليل نتائج الامتثال التعاقدي وأسبابها الجذرية
• ترتيب أولويات الإجراءات التصحيحية والتطوير والتصعيد
• تقييم قرارات التجديد والتقييد والتعليق والخروج

جدول الدورة

اليوم 1: التأهيل والعناية الواجبة

• مصفوفة تقسيم الموردين ودرجة الأهمية
• جدول معايير التأهيل والأدلة
• سجل العناية الواجبة المالية والفنية والتشغيلية
• تقييم مخاطر الموردين وخريطة الضوابط
• سجل قرار الموردين المعتمدين

اليوم 2: التهيئة وضوابط العقود

• خريطة مسؤوليات تهيئة الموردين
• سجل الواجبات التعاقدية والمخرجات
• صحيفة ضبط اتفاقية مستوى الخدمة
• تقويم التواصل والحوكمة
• مراجعة جاهزية بدء التنفيذ

اليوم 3: قياس الأداء ومراجعته

• مصفوفة تعريف مؤشرات أداء الموردين
• بطاقة الأداء الموزونة
• سجل أدلة التسليم والجودة والتكلفة والخدمة
• حزمة اجتماع مراجعة الأداء
• طريقة تحليل الاتجاه والانحراف والحدود

اليوم 4: الامتثال والتحسين والقرارات

• قائمة فحص مراقبة الامتثال التعاقدي
• سجل تدقيق الموردين والنتائج
• خطة السبب الجذري والإجراء التصحيحي
• خارطة طريق تطوير الموردين واستعادة الأداء
• شجرة قرارات التصعيد والتجديد والتقييد والخروج

اليوم 5: ممارسة ضبط الموردين

• تمرين: اختبار ملف تأهيل الموردين
• تمرين: بناء مجموعة ضوابط التهيئة والواجبات
• تمرين: احتساب الأداء وتشخيص الانحراف
• تمرين: معالجة نتائج الامتثال واختيار الاستجابة
• المشروع الختامي: ملف تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لتطبيق ضوابط تأهيل الموردين والأداء في بيئات تشغيلية مختلفة.

• نشاط مقترح: تقييم الأدلة الفنية والمالية والتشغيلية لمورد خدمات مرافق.
• نشاط مقترح: بناء بطاقة أداء لمورد تصنيع باستخدام أدلة التسليم والجودة والتكلفة والخدمة.
• نشاط مقترح: تشخيص إخفاق في مستوى خدمة اتصالات وإعداد إجراءات تصحيحية.
• نشاط مقترح: التوصية بالتطوير أو التقييد أو التجديد أو الخروج لمقدم خدمات صحية.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي، وماذا تفترض؟

تناسب وظائف المشتريات والموردين والعقود والجودة والامتثال والعمليات والإدارة التجارية، وتفترض أن المشاركين يشرفون على موردين نشطين أو عقود موردين.

كيف يختلف تأهيل الموردين وضبط الأداء عن إدارة علاقات الموردين العامة؟

يركز تأهيل الموردين وضبط الأداء على الأدلة ومعايير الاعتماد والواجبات وبطاقات الأداء ونتائج الامتثال والإجراءات التصحيحية وقرارات دورة الحياة، بينما تغطي إدارة العلاقات نطاقا أوسع من التعاون والتواصل.

ما الأدلة التي تدعم قرارات تأهيل الموردين؟

تستخدم قرارات تأهيل الموردين أدلة فنية ومالية وتشغيلية وأدلة جودة ومخاطر وقدرات ومراجع وضوابط محددة تتناسب مع أهمية المورد ونطاقه.

كيف تبقى بطاقات أداء الموردين جاهزة لاتخاذ القرار؟

تبقى بطاقات أداء الموردين جاهزة للقرار عندما تحدد مالك كل مقياس ومصدره وتعريفه ووزنه وحدوده وفترة مراجعته واستثناءاته واتجاهاته وصلته بالواجبات والإجراءات التصحيحية.

ماذا يحدث بعد ظهور نتيجة امتثال تعاقدي تخص المورد؟

تؤدي نتيجة الامتثال التعاقدي إلى التحقق من الأدلة وتحليل الأثر ومراجعة السبب الجذري وتعيين الإجراء التصحيحي ومتابعته وتصعيده عند الحاجة والتحقق من الإغلاق وتحديث قرار دورة الحياة.

الخاتمة

يعود المشاركون بملف تأهيل الموردين وضبط الأداء التعاقدي ويضم أدلة التأهيل وضوابط المخاطر وسجلات التهيئة وسجلات الواجبات وبطاقات الأداء ونتائج التدقيق والإجراءات التصحيحية وخطط التطوير وقرارات دورة الحياة. يستبدل الملف المراجعات المنفصلة برقابة قابلة للتتبع. كما يربط قرارات الاعتماد والأداء والامتثال والتحسين والتجديد والخروج بالأدلة.