دورة ضوابط مخاطر العقود والامتثال

نظرة عامة

دورة ضوابط مخاطر العقود والامتثال لمدة 5 أيام للوظائف المسؤولة عن العقود والرقابة، ويعود المشاركون بملف مخاطر العقد والامتثال. تربط الدورة تحديد المخاطر وتوثيق الواجبات وتعيين مالكي الضوابط بأدلة الأداء ومراجعة التغييرات والاستثناءات والتصعيد والإجراءات التصحيحية وتوكيد الإغلاق. تعالج الدورة تشتت الضوابط ونقص الأدلة من خلال روتينات مراجعة قابلة للتتبع. تقدم أجايل للتدريب ضوابط مخاطر العقود والامتثال كتخصص توكيد تشغيلي.

الفئة المستهدفة

• وظائف إدارة العقود المسؤولة عن الواجبات والضوابط والسجلات وتوكيد دورة الحياة
• وظائف المشتريات المسؤولة عن شروط الموردين ومتطلبات الأدلة ومسارات المراجعة
• الوظائف التجارية المسؤولة عن التعرض للمخاطر والاستثناءات والتغييرات والإجراءات التصحيحية
• وظائف إدارة المشاريع المسؤولة عن أدلة التسليم والمسائل والتصعيد
• وظائف العمليات القانونية المسؤولة عن تفسير الواجبات والإحالات ومسارات التدقيق
• وظائف المخاطر ومالكي العقود المسؤولة عن تعيين الضوابط واختبارها وإغلاقها

تفترض الدورة أن المشاركين يديرون واجبات العقود وأدلتها في العمل، ولا تتناول إدارة مخاطر المؤسسة أو التطبيق الكامل لنظام إدارة الامتثال أو المشورة القانونية الخاصة بنطاق قضائي.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تضبط المخاطر التعاقدية وأدلتها.

• العقود والمشتريات والشؤون التجارية والمخاطر والعمليات القانونية
• إدارة المشاريع والمالية والرقابة الداخلية والجودة
• الإنشاءات والطاقة والمرافق العامة والتصنيع
• النقل والخدمات اللوجستية والاتصالات والتقنية
• الرعاية الصحية والمرافق والضيافة والخدمات المهنية

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تطبيق ضوابط تحديد مخاطر العقود وتصنيفها
• بناء مصفوفات الواجبات ومالكي الضوابط والأدلة
• استخدام سجلات الأداء والتغيير والاستثناءات
• تحليل فجوات الضوابط والمسائل واحتياجات التصعيد
• تقييم اختبارات الامتثال والإجراءات التصحيحية
• بناء توكيد إغلاق العقد ومسارات التدقيق

جدول الدورة

اليوم 1: سياق مخاطر العقد والضوابط

• خريطة أهداف العقد وسياق المخاطر
• قائمة تحقق تحديد مخاطر العقد
• مصفوفة تصنيف المخاطر وأولوياتها
• تقويم مالك المخاطر والمراجعة
• خريطة بيئة ضوابط العقد

اليوم 2: الواجبات والضوابط والأدلة

• سجل واجبات العقد
• مصفوفة ربط الواجبات بالضوابط
• مخطط مسؤوليات مالكي الضوابط
• جدول أدلة الأداء
• فهرس حفظ السجلات وقابلية التتبع

اليوم 3: التغيير والاستثناءات والمسائل

• مراجعة مخاطر تغيير العقد
• سجل طلبات الاستثناء وقراراتها
• تقييم انحراف الضوابط
• مسار ملكية المسائل وتصعيدها
• متتبع إجراءات معالجة المخاطر

اليوم 4: الاختبار والتصحيح والإغلاق

• ورقة اختبار امتثال العقد
• خطة أخذ عينات الأدلة ومراجعتها
• سجل نتائج فجوات الضوابط
• سجل الإجراءات التصحيحية والمتابعة
• قائمة تحقق توكيد إغلاق العقد

اليوم 5: ممارسة توكيد العقود

• تمرين: بناء سجل مخاطر العقد
• تمرين: ربط الواجبات والضوابط والأدلة
• تمرين: مراجعة التغييرات والاستثناءات والمسائل
• تمرين: اختبار الضوابط وتتبع التصحيح
• المشروع الختامي: ملف مخاطر العقد والامتثال

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لتطبيق ضوابط مخاطر العقود والامتثال في سياقات مختلفة.

• نشاط مقترح: تصنيف المخاطر وتعيين ملكية المراجعة لعقد خدمات في قطاع الطاقة.
• نشاط مقترح: ربط الواجبات والضوابط والأدلة لعقد توريد في الرعاية الصحية.
• نشاط مقترح: تقييم تغيير واستثناء وانحراف ضابط في مشروع نقل.
• نشاط مقترح: اختبار الأدلة وتسجيل الإجراءات التصحيحية وإعداد توكيد الإغلاق لعقد تقني.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة ضوابط مخاطر العقود والامتثال، وماذا تفترض؟

تناسب وظائف العقود والمشتريات والشؤون التجارية والمشاريع والعمليات القانونية والمخاطر والرقابة ومالكي العقود، وتفترض أن المشاركين يديرون الواجبات والأدلة في العمل.

كيف تختلف ضوابط مخاطر العقود والامتثال عن إدارة مخاطر المؤسسة؟

تركز ضوابط مخاطر العقود والامتثال على الواجبات والضوابط والأدلة والاستثناءات والمسائل والتصحيح والإغلاق داخل كل عقد، بينما تتناول إدارة مخاطر المؤسسة عدم اليقين والأهداف على مستوى المنشأة.

ماذا تتضمن مصفوفة واجبات العقد وضوابطه؟

تسجل مصفوفة واجبات العقد وضوابطه المتطلب والمالك المسؤول ونشاط الضبط والدليل والتكرار والمراجع ومسار الاستثناء ونقطة التصعيد والحالة الحالية.

كيف ينبغي اختبار ضوابط امتثال العقود؟

تختبر ضوابط امتثال العقود مقابل معايير محددة باستخدام أدلة مختارة ونتائج مسجلة وفجوات محددة وإجراءات تصحيحية مسؤولة ونقاط متابعة وسجلات مراجعة محفوظة.

ما الذي يدعم توكيد إغلاق العقد؟

يستخدم توكيد إغلاق العقد الواجبات المنجزة والاستثناءات المعالجة والأدلة المختبرة والإجراءات التصحيحية المغلقة والسجلات المحفوظة والتغييرات المعتمدة وقرارات المخاطر القائمة وملكية الواجبات المستمرة.

الخاتمة

يعود المشاركون بملف مخاطر العقد والامتثال ويضم سجل مخاطر ومصفوفة واجبات وضوابط ومخطط ملاك وجدول أدلة وسجل استثناءات ومسار مسائل وورقة اختبار وسجل إجراءات تصحيحية وقائمة إغلاق. يستبدل الملف نشاط التوكيد المتشتت بضوابط تعاقدية قابلة للتتبع. كما يربط كل خطر وواجب بالملكية والدليل والمراجعة والإغلاق.