دورة الاستعداد للتعاقد والتفاوض على العقود

نظرة عامة

دورة الاستعداد للتعاقد والتفاوض على العقود لمدة 5 أيام للمشتريات والعقود والشؤون التجارية والمشاريع والمبيعات والعمليات، ويعود المشاركون بملف الاستعداد للتعاقد والتفاوض. تربط الدورة متطلبات الأعمال وسياق التوريد بقائمة تحقق تكوين العقد ومصفوفة توزيع مخاطر العقد وملف إعداد التفاوض ونموذج سجل الاتفاق ومسار تسليم إدارة العقود. تعالج الدورة الفجوات بين القصد التجاري وصلاحية التفاوض وتوثيق الاتفاق والتنفيذ. تقدم أجايل للتدريب الاستعداد للتعاقد والتفاوض كعملية أعمال مترابطة.

الفئة المستهدفة

• وظائف المشتريات المسؤولة عن متطلبات التوريد ومناقشات الموردين وتوصيات الإسناد
• وظائف العقود المسؤولة عن سجلات التكوين والشروط الأساسية والتسليم إلى الإدارة
• الوظائف التجارية المسؤولة عن مواقف القيمة وخيارات المخاطر وسجلات الاتفاق
• وظائف المشاريع المسؤولة عن متطلبات التنفيذ والواجهات ومدخلات العقد
• وظائف المبيعات والعمليات المسؤولة عن شروط العملاء والصلاحية والجاهزية للتنفيذ

تفترض الدورة قدرة المشاركين على وصف متطلبات الأعمال ومراجعة الشروط التجارية المعتادة، ولا تتناول الصياغة القانونية المتقدمة أو مرافعات المطالبات المعقدة أو محاكاة التفاوض المتقدمة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة الإدارات والقطاعات التي تعد الاتفاقات التجارية وتتفاوض عليها وتوثقها وتديرها.

• المشتريات والعقود والشؤون التجارية والعمليات القانونية
• المشاريع والعمليات والمبيعات وسلسلة الإمداد
• الإنشاءات والهندسة والطاقة والتصنيع
• التقنية والاتصالات والخدمات اللوجستية والخدمات المهنية
• الخدمات المالية والرعاية الصحية والتجزئة والضيافة

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل متطلبات الأعمال وسياق التوريد قبل التعاقد
• تطبيق فحوص التكوين والشروط الأساسية على الاتفاقات المقترحة
• تقييم توزيع المخاطر وأولويات التفاوض
• بناء الأهداف والصلاحيات والخيارات وحدود التنازلات
• استخدام هيكل للاجتماع وسجل للاتفاق
• بناء مسار منضبط للتسليم إلى إدارة العقود

جدول الدورة

اليوم 1: تأطير سياق التعاقد

• لوحة تحديد متطلبات الأعمال
• خريطة قرار سياق التوريد
• سجل مصالح أصحاب المصلحة وصلاحياتهم
• مصفوفة اختيار مسار التعاقد
• قائمة تحقق المعلومات السابقة للتعاقد

اليوم 2: تأسيس قواعد العقد

• قائمة تحقق عناصر تكوين العقد
• خريطة الشروط التجارية الأساسية
• شبكة مواءمة النطاق والمخرجات
• مصفوفة المسؤوليات والواجهات
• سجل أدلة الاتفاق

اليوم 3: توزيع مخاطر العقد

• سجل تحديد مخاطر العقد
• مصفوفة قرار توزيع المخاطر
• ورقة معايير الأداء والقبول
• مسار التغيير والاستثناء
• قائمة ضبط التسليم إلى الإدارة

اليوم 4: إعداد المفاوضات وإجراؤها

• تحليل المصالح والمواقف
• تفويض أهداف التفاوض والصلاحيات
• خريطة الخيارات والبدائل
• سجل تخطيط التنازلات
• هيكل اجتماع التفاوض

اليوم 5: ممارسة التعاقد والتفاوض

• تمرين: تشخيص المتطلبات وسياق التوريد
• تمرين: اختبار التكوين والشروط الأساسية
• تمرين: تقييم خيارات توزيع المخاطر
• تمرين: توثيق الاتفاقات والبنود المفتوحة
• المشروع الختامي: ملف الاستعداد للتعاقد والتفاوض

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة لتطبيق أدوات التعاقد والتفاوض في قطاعات مختلفة.

• نشاط مقترح: تحديد المتطلبات وأصحاب المصلحة لشراء خدمة هندسية.
• نشاط مقترح: اختبار أدلة التكوين والنطاق والشروط الأساسية لاتفاق تقني.
• نشاط مقترح: توزيع مخاطر التنفيذ وإعداد حدود التنازلات لعقد لوجستي.
• نشاط مقترح: توثيق الاتفاقات والبنود المفتوحة وفحوص الصلاحية وإجراءات التسليم للإدارة.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة الاستعداد للتعاقد والتفاوض، وماذا تفترض؟

تناسب الوظائف التي تبدأ مسؤوليتها عن المتطلبات أو التعاقد أو المناقشات التجارية أو التسليم للإدارة، وتفترض قدرة المشاركين على وصف احتياجات الأعمال ومراجعة شروط العقود المعتادة.

كيف يختلف الاستعداد للتعاقد والتفاوض عن الصياغة المتقدمة للعقود؟

ينظم الاستعداد للتعاقد والتفاوض المتطلبات وفحوص التكوين والشروط التجارية والمخاطر والصلاحيات والخيارات والتنازلات وسجلات الاتفاق، بينما تركز الصياغة المتقدمة على إنتاج النصوص القانونية المعقدة ومراجعتها.

ما الذي يتضمنه ملف إعداد التفاوض؟

يجمع ملف إعداد التفاوض الأهداف والمصالح والمواقف والصلاحيات والبدائل والخيارات وأولويات المخاطر وحدود التنازلات وأدوار الاجتماع واحتياجات الأدلة وطريقة توثيق الاتفاقات والبنود غير المحسومة.

لماذا تحدد صلاحية التفاوض قبل مناقشات العقد؟

توضح الصلاحية المحددة القرارات التي يجوز للمشاركين اتخاذها والتنازلات التي تتطلب موافقة ومواضع التصعيد وكيفية بقاء الاتفاقات المسجلة متسقة مع متطلبات الأعمال والحوكمة.

كيف تنتقل الاتفاقات الناتجة عن التفاوض إلى إدارة العقود؟

تنتقل الاتفاقات عبر سجل منضبط يحدد الشروط النهائية والبنود المفتوحة والمسؤوليات والأدلة والموافقات ومقاييس الأداء ومسارات التغيير وملكية أعمال الإدارة.

الخاتمة

يعود المشاركون بملف الاستعداد للتعاقد والتفاوض لتنظيم المتطلبات وقواعد العقد وخيارات المخاطر وحدود التفاوض وسجلات الاتفاق. يمنح الملف الفرق أساسا مشتركا للمناقشات والموافقات. كما يدعم انتقالا قابلا للتتبع من القصد المتفاوض عليه إلى إدارة العقود.