دورة الأرشيف الرقمي وإدارة السجلات بالذكاء الاصطناعي

نظرة عامة

دورة الأرشيف الرقمي وإدارة السجلات بالذكاء الاصطناعي هي دورة متوسطة مدتها 5 أيام لمسؤولي السجلات والفرق الإدارية والأرشيفيين وفرق إدارة المعلومات ووظائف دعم الامتثال، ويغادر المشاركون منها بخطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي. تربط الدورة متطلبات السجلات وضوابط دورة الحياة والبيانات الوصفية والتصنيف وجودة الرقمنة والإثراء الذكي والبحث الدلالي والإتاحة والسلامة والحفظ والتحقق البشري. تقدم أجايل للتدريب هذه الدورة في الأرشيف الرقمي وإدارة السجلات بالذكاء الاصطناعي.

الفئة المستهدفة

• وظائف السجلات المسؤولة عن الالتقاط والتصنيف والاستبقاء والإتلاف
• وظائف الأرشيف المسؤولة عن الوصف والحفظ والإتاحة والاكتشاف
• وظائف إدارة المعلومات المسؤولة عن البيانات الوصفية والمستودعات والاسترجاع
• الوظائف الإدارية المسؤولة عن الملفات الرقمية ونقلها إلى أنظمة السجلات
• وظائف الحوكمة المسؤولة عن الوصول والأدلة والجودة والإشراف

تفترض الدورة أن المشاركين يديرون سجلات أو مجموعات رقمية، ولا تتناول علم صيانة المواد الأرشيفية أو هندسة البرمجيات أو المشورة القانونية الخاصة بولاية معينة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة قرارات الأرشيف الرقمي والسجلات في البيئات العامة والخاصة وغير الربحية.

• الأرشيفات والمكتبات وخدمات المعرفة
• السجلات المؤسسية وحوكمة المعلومات
• إدارة الرعاية الصحية والتعليم
• الخدمات المالية والمهنية
• مؤسسات الهندسة والطاقة والبنية التحتية

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيتمكن المشاركون من:

• تحليل متطلبات الأرشيف الرقمي عبر دورة حياة السجلات
• بناء ضوابط البيانات الوصفية والتصنيف والوصول والاستبقاء
• تطبيق الذكاء الاصطناعي على الوصف والوسوم والبحث ومراجعة المحتوى الحساس
• تقييم البيانات الوصفية المولدة للدقة والسياق والسلامة والتحيز
• ترتيب إجراءات الحفظ وتحسين الأرشيف
• إنشاء خطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي

جدول الدورة

اليوم 1: سياق السجلات والأرشيف

• خريطة مبادئ إدارة السجلات ISO 15489
• تحليل سياق الأعمال ومتطلبات السجلات
• مصفوفة تحديد السجل وقرار الالتقاط
• نموذج دورة حياة السجلات الرقمية وضوابطها
• سجل أصحاب المصلحة واحتياجات الإتاحة

اليوم 2: البيانات الوصفية والتصنيف

• لوحة الوصف الأرشيفي وعناصر البيانات الوصفية
• تصميم خطة الملفات ونظام التصنيف
• قائمة المفردات المضبوطة والكيانات المرجعية
• سجل قواعد الاستبقاء والإتلاف
• قائمة مراجعة جودة البيانات الوصفية واتساقها

اليوم 3: الإثراء والاكتشاف بالذكاء الاصطناعي

• مسار الوسم واستخراج الموضوعات بالذكاء الاصطناعي
• منهج مراجعة الوصف والملخص الآلي
• خطة اختبار البحث الدلالي والاسترجاع
• شبكة كشف المعلومات الحساسة والتصعيد
• بروتوكول التحقق البشري والحكم المهني

اليوم 4: السلامة والإتاحة والحفظ

• تقييم جودة الرقمنة واكتمالها
• خريطة الأصالة والمصدر ومسار التدقيق
• مصفوفة الوصول المستند إلى الأدوار وأذونات الاستخدام
• سجل مخاطر الحفظ الرقمي والصيغ
• قائمة حوكمة استخدام الذكاء الاصطناعي ومراقبته

اليوم 5: تطبيق تحسين الأرشيف الرقمي

• تمرين مقترح: مراجعة متطلبات السجلات ودورة الحياة
• تمرين مقترح: تحدي جودة البيانات الوصفية والتصنيف
• تمرين مقترح: التحقق من الوصف والبحث بالذكاء الاصطناعي
• تمرين مقترح: قرار السلامة والإتاحة والحفظ
• التمرين الختامي: خطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي

التمارين التطبيقية

تتضمن الدورة أنشطة مقترحة لتحسين الأرشيف الرقمي مع المحافظة على ضوابط السجلات والحكم المهني.

• نشاط مقترح: تصنيف مجموعة من المواد الرقمية وتوثيق قرارات الالتقاط.
• نشاط مقترح: تصميم بيانات وصفية واختبار الوسوم المولدة مقابل محتوى المصدر.
• نشاط مقترح: تقييم نتائج البحث الدلالي وإشارات المعلومات الحساسة.
• نشاط مقترح: عرض خطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي بالملاك والضوابط والمقاييس والأولويات.

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة الأرشيف الرقمي وإدارة السجلات بالذكاء الاصطناعي؟

تناسب الدورة مسؤولي السجلات والأرشيفيين والفرق الإدارية ومديري المعلومات ووظائف دعم الحوكمة، وتفترض مسؤولية عن سجلات أو مجموعات رقمية.

كيف تختلف إدارة السجلات بالذكاء الاصطناعي عن دورة عامة في الرقمنة؟

تجمع إدارة السجلات الذكية الالتقاط ودورة الحياة والبيانات الوصفية والتصنيف والوصول والسلامة والاستبقاء والحفظ والإثراء الذكي والبحث والتحقق، بدلا من التركيز على المسح فقط.

كيف يدعم الذكاء الاصطناعي الأرشيف الرقمي؟

يدعم الذكاء الاصطناعي الوسم واستخراج الموضوعات والكيانات وصياغة الأوصاف والبحث الدلالي والاسترجاع ومساعدة التصنيف وكشف المحتوى الحساس ضمن تحقق مهني.

لماذا يجب مراجعة البيانات الوصفية الأرشيفية المولدة؟

تحتاج البيانات الوصفية المولدة إلى مراجعة لأن المعنى الأرشيفي يعتمد على سياق المصدر والمنشأ والعلاقات والمصطلحات والدقة وشروط الإتاحة والحكم المهني.

ماذا تتضمن خطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي؟

تربط خطة التحسين احتياجات الأرشيف وضوابط دورة الحياة والبيانات الوصفية وحالات الاستخدام والتحقق والإتاحة والسلامة ومخاطر الحفظ والملاك والمقاييس والإجراءات المرحلية.

الخاتمة

يغادر المشاركون بخطة تحسين الأرشيف الرقمي بالذكاء الاصطناعي تربط متطلبات السجلات والبيانات الوصفية والإثراء الذكي والإتاحة والسلامة والحفظ والملكية. يحسن المخرج ضبط المواد الرقمية واكتشافها. كما يمنح فرق الأرشيف هيكلا قابلا لإعادة الاستخدام لفحوص الجودة والتحقق البشري وقرارات المخاطر والمراقبة والتحسين المرحلي.