دورة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي

نظرة عامة

دورة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي هي دورة تأسيسية لمدة عشرة أيام لمديري تحسين العمليات وفرق التشغيل وملاك الإجراءات والجودة ومحللي الأعمال وقادة الخدمات المشتركة ومنسقي التحسين المستمر، ويعود المشاركون منها بخطة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي. تحصر الدورة العمل وترسمه وتحلل المهام ونقاط التسليم وتكشف التعقيد وتقيم ملاءمة الأتمتة وتحافظ على الضوابط وتعيد تصميم المسارات وتحسن الإجراءات وتتحقق من التغييرات وتقيس الأداء. تقدم أجايل للتدريب دورة في تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي.

الفئة المستهدفة

• فرق تحسين العمليات المسؤولة عن التبسيط والأداء
• فرق التشغيل المسؤولة عن اتساق سير العمل وتقديم الخدمة
• ملاك الإجراءات المسؤولون عن التعليمات والضوابط الموثقة
• فرق الجودة المسؤولة عن المطابقة والتحقق والتحسين
• محللو الأعمال المسؤولون عن المتطلبات والمهام وأدلة العمليات
• قادة الخدمات المشتركة المسؤولون عن توحيد العمل وكفاءته

تفترض الدورة مساهمة المشاركين في تشغيل عمليات العمل أو توثيقها أو تحليلها أو تحسينها، ولا تتناول تطوير الأتمتة تقنيا أو تهيئة البرمجيات أو إدارة المشروعات أو اعتماد إدارة التغيير أو شهادات التحسين الرشيق المتخصصة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة التبسيط المنضبط عبر الأعمال التشغيلية والإدارية.

• إدارات العمليات والخدمات المشتركة
• وظائف الجودة والتحسين المستمر
• فرق تحليل الأعمال والتحول
• عمليات الموارد البشرية والمالية
• مؤسسات الرعاية الصحية والخدمات العامة
• مؤسسات التصنيع والخدمات اللوجستية والمهنية

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• بناء حصر محدد النطاق للعمليات والإجراءات
• تحليل المهام ونقاط التسليم والتعقيد والهدر والضوابط
• تقييم ملاءمة الذكاء الاصطناعي والأتمتة مع التحقق البشري
• بناء مسارات معاد تصميمها وإجراءات محسنة
• تطبيق ضوابط التبني والقياس والحوكمة
• بناء خطة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي

جدول الدورة

اليوم 1: حصر العمليات ونطاقها

• سجل حصر عمليات العمل
• ميثاق غرض العملية ومخرجاتها
• خريطة احتياجات العملاء وأصحاب المصلحة
• ورقة حدود العملية ونطاقها
• مخطط ملكية العملية وتوزيع المسؤوليات

اليوم 2: رسم الوضع الحالي

• خريطة المورد والمدخلات والعملية والمخرجات والعميل
• مخطط سير العمل الحالي
• سجل مدخلات العملية ومخرجاتها
• خريطة نقاط اتصال الأنظمة والبيانات
• حزمة أدلة الوضع الحالي

اليوم 3: المهام ونقاط التسليم

• جدول غرض المهمة والجهد
• مصفوفة مسؤولية الأدوار عن المهام
• تحليل تأخير نقاط التسليم
• مراجعة قيمة خطوات الموافقة
• سجل كشف إعادة العمل والحلقات

اليوم 4: جودة الإجراءات

• قائمة اكتمال الإجراءات
• مراجعة وضوح التعليمات
• مصفوفة اتساق قواعد القرار
• خريطة إجراء معالجة الاستثناءات
• سجل إصدارات المستندات وتغييرها

اليوم 5: إشارات التعقيد والهدر

• بطاقة إشارات تعقيد العملية
• تحليل الانتظار والطوابير
• مراجعة تكرار إدخال البيانات
• سجل الطلب الناتج عن الفشل والأخطاء
• خط أساس تكلفة العملية وزمنها

اليوم 6: ملاءمة الذكاء الاصطناعي والأتمتة

• مصفوفة ملاءمة أتمتة المهام
• قائمة حدود حالة استخدام الذكاء الاصطناعي
• شاشة جاهزية البيانات وحساسيتها
• اختبار متطلبات الحكم البشري
• سجل مخاطر الأتمتة وضوابطها

اليوم 7: إعادة تصميم سير العمل

• مخطط سير العمل المستقبلي
• جدول حذف الخطوات ودمجها
• تصميم تقليل نقاط التسليم
• مصفوفة الحفاظ على الضوابط
• مسار الاستثناءات المعاد تصميمه

اليوم 8: صياغة الإجراءات والتحقق

• دليل صياغة الإجراءات بمساعدة الذكاء الاصطناعي
• قالب إجراء التشغيل الموحد
• سجل تتبع مصادر الإجراء
• قائمة تحقق مالك العملية
• سجل الاختبار التجريبي والعيوب

اليوم 9: التبني والحوكمة

• خريطة أثر تغيير العملية
• خطة انتقال الأدوار والقدرات
• مصفوفة التواصل مع أصحاب المصلحة
• مجموعة مقاييس أداء العملية
• مجلس مراجعة حوكمة التبسيط

اليوم 10: ممارسة تبسيط العمليات

• تمرين مقترح: تحديد نطاق عملية ورسمها
• تمرين مقترح: تحليل المهام ونقاط التسليم والتعقيد
• تمرين مقترح: تقييم الأتمتة والحفاظ على الضوابط
• تمرين مقترح: إعادة التصميم والصياغة والتحقق
• المشروع الختامي: خطة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة تحول أدلة العمليات إلى طرق عمل أبسط ومنضبطة وقابلة للقياس.

• نشاط مقترح: حصر عملية وتحديد نطاقها ورسم أصحاب المصلحة وتوثيق أدلة الوضع الحالي
• نشاط مقترح: تحليل المهام ونقاط التسليم والموافقات وإعادة العمل وجودة الإجراءات والتعقيد والهدر
• نشاط مقترح: تقييم ملاءمة الذكاء الاصطناعي والأتمتة واختبار احتياجات البيانات والحكم والحفاظ على الضوابط
• نشاط مقترح: تصميم الوضع المستقبلي وصياغة الإجراءات وتنفيذ التحقق وتخطيط التبني ووضع المقاييس

الأسئلة الشائعة

لمن يناسب تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي، وماذا يفترض؟

يناسب فرق العمليات والإجراءات والجودة والتحليل والخدمات المشتركة والتحسين المستمر. ويفترض معرفة بعمليات مكان العمل، ولا يتطلب البرمجة.

كيف يختلف تبسيط العمليات بالذكاء الاصطناعي عن تدريب الأتمتة التقني؟

يركز تبسيط العمليات على الأدلة وغرض المهام ونقاط التسليم والتعقيد والضوابط وإعادة التصميم وجودة الإجراءات والتحقق والتبني والمقاييس، بينما يركز التدريب التقني على تهيئة البرمجيات والتكاملات والروبوتات أو التعليمات البرمجية.

كيف تقرر الفرق ملاءمة مهمة للذكاء الاصطناعي أو الأتمتة؟

تقيم الفرق استقرار المهمة وجاهزية البيانات وحساسيتها والتكرار والحكم وتواتر الاستثناءات وأثر الخطأ وقابلية التفسير وجهد المراجعة ومتطلبات الضبط والملكية المسؤولة قبل الاختيار.

كيف تبسط الفرق عملية دون إزالة الضوابط الضرورية؟

تربط الفرق كل ضابط بالمخاطر والنتيجة المطلوبة، ولا تزيل إلا التكرار أو النشاط غير الفعال، وتعيد تصميم التقاط الأدلة وتحدد صلاحيات القرار وتختبر الاستثناءات وتتحقق مع الملاك وتراقب الأداء.

ماذا تتضمن خطة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي؟

تتضمن الخطة النطاق وأدلة الوضع الحالي والمهام ونقاط التسليم والتعقيد والهدر وفجوات الإجراءات وتقييمات الأتمتة وقرارات الضوابط وتصميم الوضع المستقبلي والإجراءات والتحقق والتبني ومقاييس الأداء والحوكمة والملاك ودورات المراجعة.

الخاتمة

يعود المشاركون بخطة تبسيط عمليات العمل بالذكاء الاصطناعي تربط النطاق والمهام ونقاط التسليم والإجراءات والتعقيد والأتمتة والضوابط وإعادة التصميم والتحقق والمقاييس. تغير الخطة طريقة تبسيط الفرق للعمل مع الحفاظ على المساءلة. وتوفر أساسا لإجراءات أوضح وخطوات غير ضرورية أقل وقرارات قابلة للتتبع وأداء عمليات مراقب.