دورة حوكمة السجلات في SharePoint وMicrosoft 365

نظرة عامة

حوكمة السجلات في SharePoint وMicrosoft 365 هي موضوع دورة من خمسة أيام لفرق السجلات والإدارة، ويخرج منها المشاركون بمصنف إعداد حوكمة السجلات. تربط الدورة أدوار الحوكمة وحصر السجلات وبنية المعلومات والتصنيف والبيانات الوصفية ومكتبات المستندات والصلاحيات والإصدارات والبحث وسياسات الاستبقاء وتسمياته ومراجعة التصرف وأدلة التدقيق والجاهزية للترحيل. وتركز على قرارات الحوكمة التشغيلية دون نشر البيئة التقنية. وتقدم أجايل للتدريب موضوع حوكمة السجلات في SharePoint وMicrosoft 365.

الفئة المستهدفة

• وظائف إدارة السجلات المسؤولة عن التصنيف والاستبقاء والتصرف والأدلة
• وظائف ضبط الوثائق المسؤولة عن المكتبات والبيانات الوصفية والإصدارات والوصول
• وظائف الإدارة المسؤولة عن ملكية السجلات وإجراءات التشغيل
• وظائف حوكمة المعلومات المسؤولة عن تحويل السياسات إلى ضوابط
• وظائف ملكية مواقع SharePoint المسؤولة عن سجلات الأعمال والحوكمة المحلية

تفترض الدورة أن المشاركين يديرون وثائق أو سجلات أعمال، ولا تتناول نشر البيئة أو البرمجة أو هندسة الأمن السيبراني أو الإدارة العامة للمنصة.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة حوكمة السجلات في الإدارة المؤسسية والخدمات المهنية وإدارة الرعاية الصحية والتعليم والخدمات العامة والعمليات الخاضعة للضبط.

• الإدارة المؤسسية والخدمات المشتركة
• الخدمات القانونية وخدمات الامتثال والخدمات المهنية
• إدارة الرعاية الصحية والتعليم
• الخدمات العامة والمنظمات غير الربحية
• ضبط وثائق الهندسة والإنشاء والعمليات

أهداف التعلم

بنهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل متطلبات السجلات وملكيتها وأدوار حوكمتها
• بناء ضوابط التصنيف والبيانات الوصفية والمكتبات في SharePoint
• تطبيق إعدادات الصلاحيات وضبط الإصدارات والبحث
• مقارنة سياسات الاستبقاء وتسمياته وإعلان السجلات
• تقييم التصرف وأدلة التدقيق والجاهزية للترحيل
• بناء مصنف إعداد حوكمة السجلات

جدول الدورة

اليوم 1: أساس حوكمة السجلات

• خريطة نطاق سجلات الأعمال
• مصفوفة مسؤوليات حوكمة السجلات
• حصر متطلبات السجلات
• حدود ضوابط السجلات في Microsoft 365
• سجل قرارات الحوكمة

اليوم 2: التصنيف والبيانات الوصفية

• خريطة بنية المعلومات في SharePoint
• نظام تصنيف السجلات
• ورقة تعريف حقول البيانات الوصفية
• مصفوفة إسناد أنواع المحتوى
• ورقة مواءمة خطة الملف

اليوم 3: ضوابط المكتبات والوصول

• قائمة فحص تصميم مكتبة المستندات
• دليل قرار وراثة الصلاحيات
• معيار ضبط محفوظات الإصدارات
• اختبار بحث السجلات واسترجاعها
• سجل مراجعة ملكية المكتبة

اليوم 4: الاستبقاء والتصرف

• مصفوفة قرار سياسة الاستبقاء وتسمياته
• خطة إعلان السجلات في Microsoft Purview
• خريطة سير عمل مراجعة التصرف
• سجل متطلبات أدلة التدقيق
• قائمة فحص جاهزية ترحيل السجلات

اليوم 5: ممارسة حوكمة السجلات

• تمرين إسناد أدوار الحوكمة
• تمرين تصميم التصنيف والبيانات الوصفية
• محاكاة صلاحيات المكتبة وضبط الإصدارات
• تمرين مراجعة الاستبقاء والتصرف
• التمرين الختامي لمصنف إعداد حوكمة السجلات

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة من بيئات السجلات المؤسسية والمهنية والصحية والتعليمية والتشغيلية.

• نشاط مقترح: تحديد ملكية السجلات وقرارات الحوكمة لخدمة مشتركة
• نشاط مقترح: تصنيف سجلات عينة وتحديد البيانات الوصفية وأنواع المحتوى ومواقع المكتبات
• نشاط مقترح: اختبار الصلاحيات والإصدارات والاسترجاع والاستبقاء وقرارات التصرف
• نشاط مقترح: تقييم أدلة الترحيل وإكمال مصنف إعداد حوكمة السجلات

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة حوكمة السجلات في SharePoint وMicrosoft 365 وماذا تفترض؟

تناسب الدورة مسؤولي السجلات وضبط الوثائق ومديري الإدارة ومنسقي حوكمة المعلومات وفرق دعم الامتثال وملاك مواقع SharePoint ممن يديرون وثائق أو سجلات أعمال.

كيف تختلف حوكمة السجلات في SharePoint وMicrosoft 365 عن الإدارة العامة لمنصة SharePoint؟

تحدد حوكمة السجلات التصنيف والبيانات الوصفية والملكية والاستبقاء والتصرف وضوابط الأدلة، بينما تدير إدارة SharePoint العامة إعدادات المواقع والخدمات والجوانب التقنية الأوسع.

متى تستخدم حوكمة سجلات Microsoft 365 سياسة استبقاء أو تسمية استبقاء؟

تطبق سياسة الاستبقاء إعدادات مشتركة على مواقع مدعومة، بينما تطبق تسمية الاستبقاء إعدادات على مستوى العنصر ويمكنها إعلان المحتوى سجلا أو تشغيل مراجعة التصرف.

ماذا يتضمن مصنف إعداد حوكمة السجلات؟

يتضمن المصنف أدوار الحوكمة ونطاق السجلات والتصنيف والبيانات الوصفية وأنواع المحتوى والمكتبات والصلاحيات والإصدارات وقرارات الاستبقاء وسير التصرف وأدلة التدقيق وفحوص الترحيل.

كيف تقيم جاهزية ترحيل سجلات SharePoint؟

تقيم الجاهزية بتأكيد ملكية السجلات وحصر المصادر ومواءمة التصنيف وجودة البيانات الوصفية ومتطلبات الاستبقاء والصلاحيات والإصدارات والمكتبات المستهدفة ومعالجة الاستثناءات وأدلة التحقق.

الخاتمة

يأخذ المشاركون إلى العمل مصنف إعداد حوكمة السجلات الذي يربط أدوار الحوكمة والتصنيف والبيانات الوصفية والمكتبات والوصول والإصدارات والبحث والاستبقاء والتصرف والأدلة والجاهزية للترحيل. ويجعل المصنف قرارات الإعداد وملكية الضوابط ظاهرة قبل نقل السجلات أو تطبيق حوكمتها. ويدعم خيارات تشغيلية متسقة دون أن يحل محل النشر التقني أو التفسير القانوني.