دورة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية

نظرة عامة

ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية هو موضوع دورة متقدمة من خمسة أيام لمديري السجلات ومتخصصي حوكمة المعلومات وقادة ضبط الوثائق وموظفي التدقيق، ويخرج منها المشاركون بخطة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية. يربط المشاركون مبادئ ISO 15489 وISO 30301 بقواعد البيانات الوصفية وتفويض الاستبقاء والإتلاف وتعارضات الحجز ومراجعات الوصول ومطابقة الترحيل واختبار الضوابط والمؤشرات والإجراءات التصحيحية. تختبر الدورة أدلة الحوكمة. وتقدم أجايل للتدريب موضوع ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية.

الفئة المستهدفة

• وظائف حوكمة السجلات المسؤولة عن السياسة والأهداف وضوابط دورة الحياة
• وظائف إدارة المعلومات المسؤولة عن البيانات الوصفية ومتطلبات الاستبقاء
• قيادات ضبط الوثائق المسؤولة عن الوصول والحجز وقرارات الإتلاف
• وظائف الربط التقني المسؤولة عن ضمان ترحيل السجلات الإلكترونية
• وظائف التدقيق والامتثال المسؤولة عن اختبار أدلة الحوكمة

تفترض الدورة أن المشاركين يديرون ضوابط السجلات الإلكترونية، ولا تتناول الحفظ التمهيدي أو الاستخدام الأساسي للنظام أو تأهيل مدققي الشهادات.

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تدعم الدورة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية في البيئات المنظمة والتشغيلية.

• حوكمة المعلومات المؤسسية وإدارة السجلات
• الخدمات المالية والمهنية
• إدارة الرعاية الصحية والتعليم
• الطاقة والمرافق والعمليات الصناعية
• الأرشيف الحكومي وغير الربحي

أهداف التعلم

بنهاية الدورة سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل نطاق حوكمة السجلات الإلكترونية ومتطلباتها وأدوارها ومخاطرها
• بناء اختبارات البيانات الوصفية والاستبقاء والإتلاف والحجز
• تطبيق أساليب مراجعة الوصول وأدلة الإتلاف القابل للدفاع
• استخدام ضوابط رسم الترحيل والمطابقة والتحقق
• تقييم مؤشرات الأداء والنتائج والإجراءات التصحيحية
• بناء خطة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية

جدول الدورة

اليوم 1: بنية الحوكمة

• خريطة مبادئ السجلات ISO 15489
• نطاق نظام الإدارة ISO 30301
• مصفوفة تتبع متطلبات السجلات
• مخطط أدوار الحوكمة وصلاحياتها
• سجل مخاطر السجلات الإلكترونية

اليوم 2: البيانات الوصفية وقواعد دورة الحياة

• دليل اختبارات قواعد البيانات الوصفية
• مراجعة ضبط جدول الاستبقاء
• مصفوفة تفويض الإتلاف
• سجل قرار تعارض الحجز القانوني
• حزمة أدلة الإتلاف القابل للدفاع

اليوم 3: ضمان الوصول والترحيل

• مراجعة الوصول إلى السجلات الإلكترونية
• رسم البيانات من المصدر إلى الوجهة
• ورقة مطابقة السجلات والبيانات الوصفية
• سجل استثناءات الترحيل
• بروتوكول التحقق بعد الترحيل

اليوم 4: القياس وأدلة التدقيق

• خطة أخذ عينات ضوابط السجلات
• فهرس أدلة الحوكمة
• قاموس مؤشرات أداء السجلات
• حزمة أدلة مراجعة الإدارة
• سجل التحقق من الإجراء التصحيحي

اليوم 5: ممارسة ضمان الحوكمة

• تمرين تتبع المتطلبات
• تمرين ضوابط الاستبقاء والحجز
• محاكاة مطابقة الترحيل
• مراجعة النتيجة والإجراء التصحيحي
• التمرين الختامي لخطة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية

التمارين التطبيقية

تستخدم الدورة أنشطة مقترحة مبنية على الخدمات المالية والرعاية الصحية والأرشيف الحكومي والعمليات الصناعية.

• نشاط مقترح: تتبع متطلبات الأعمال إلى ضوابط السجلات الإلكترونية ومالكيها
• نشاط مقترح: اختبار أدلة الاستبقاء والإتلاف وتعارض الحجز
• نشاط مقترح: مطابقة السجلات والبيانات الوصفية المرحلة مع إجماليات المصدر
• نشاط مقترح: تصنيف نتيجة والتحقق من إجراء تصحيحي باستخدام الأدلة المحفوظة

الأسئلة الشائعة

لمن تناسب دورة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية؟

تناسب الدورة مهنيي السجلات والضمان ذوي الخبرة، وتفترض مسؤولية عن السياسة أو البيانات الوصفية أو الاستبقاء أو الوصول أو الترحيل أو أدلة التدقيق أو الإجراءات التصحيحية.

كيف يختلف ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية عن تدريب مستخدمي نظام الوثائق؟

يختبر ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية ضوابط نظام الإدارة ودورة الحياة، بينما يعلم تدريب المستخدمين مهام الالتقاط والاسترجاع والإصدار ومسار العمل الروتينية.

كيف يرتبط ISO 15489 وISO 30301 بالسجلات الإلكترونية؟

يحدد ISO 15489 مفاهيم ومبادئ إدارة السجلات، بينما يحدد ISO 30301 متطلبات نظام الإدارة للسياسة والأهداف والتشغيل وتقييم الأداء والتحسين.

ما الذي يجعل إتلاف السجلات الإلكترونية قابلا للدفاع؟

يستخدم الإتلاف القابل للدفاع قواعد استبقاء معتمدة وتحققا من الأهلية وفحص الحجز وقرارات مفوضة وتنفيذا مضبوطا ومعالجة للاستثناءات وأدلة محفوظة لما أتلف وسببه.

كيف يضمن ترحيل السجلات الإلكترونية؟

يستخدم ضمان الترحيل نطاقا محددا ورسما من المصدر إلى الوجهة وروابط بيانات وصفية محفوظة وأعدادا متطابقة وسجلات استثناءات وفحوص قابلية الاستخدام والسلامة والتحقق من الوصول وأدلة الاعتماد.

الخاتمة

يأخذ المشاركون إلى العمل خطة ضمان حوكمة السجلات الإلكترونية التي تربط المتطلبات والأدوار والبيانات الوصفية والاستبقاء والإتلاف والحجز والوصول والترحيل والأدلة والمؤشرات والإجراءات التصحيحية. تستبدل الخطة الفحوص المنفصلة بدورة ضمان منظمة. وتساعد قادة السجلات على إثبات تصميم الضوابط وتحديد فجوات الحوكمة والتحقق من معالجة الإجراءات التصحيحية للأدلة الداعمة.