أساسيات إدارة اللوجستيات والعمليات التشغيلية

نظرة عامة

تتتبع دورة أساسيات إدارة اللوجستيات والعمليات التشغيلية، الممتدة على عشرة أيام، منصة بضائع واحدة منذ لحظة تحميلها لدى المورد حتى توقيع العميل على مذكرة التسليم، وتتوقف عند كل مكتب تمر به: المشتريات، والاستلام، والمستودعات، وخط الإنتاج، ورصيف الشحن، والشاحنة. يتعرف المنضمون حديثا إلى مجال اللوجستيات والعمليات على دور كل مكتب من هذه المكاتب، والمستندات والأرقام التي يعتمد عليها، والأخطاء اليومية التي تؤدي إلى النقص وتلف المخزون وتأخر التسليم. والدورة تطبيقية بالكامل: يجرد المشاركون المخزون، ويحسبون نقاط إعادة الطلب بالآلة الحاسبة، ويرسمون مخطط مستودع، ويخططون جولة توصيل، ويتتبعون عملية تشغيلية بساعة توقيت. تقدم هذه الدورة بواسطة أجايل للتدريب.

الفئة المستهدفة

• الموظفون الجدد في المستودعات أو الشحن أو النقل أو تخطيط الإنتاج
• أمناء المستودعات وكتبة المخزون الراغبون في فهم أهمية دقة الجرد
• مساعدو المشتريات والشحن الذين يتعاملون مع الطلبات ومستندات التسليم
• منسقو الإنتاج والورديات المنتقلون إلى مهام التخطيط
• الموظفون الإداريون والخريجون المنتقلون إلى فريق لوجستيات أو عمليات

الإدارات والقطاعات المستهدفة

تناسب الدورة أي جهة تستلم البضائع المادية أو تخزنها أو تصنعها أو تشحنها.

• المستودعات المركزية ومستودعات قطع الغيار في المصانع والمرافق
• أرضيات المصانع وخطوط التعبئة ومكاتب تخطيط الإنتاج
• مراكز التوزيع ومراكز تنفيذ طلبات التجارة الإلكترونية
• مستودعات المستشفيات وغرف الإمدادات الطبية
• توزيع منتجات التجزئة والأغذية ذات الصلاحية القصيرة
• ساحات النقل وأساطيل التوصيل

أهداف التعلم

بنهاية هذه الدورة، سيكون المشاركون قادرين على:

• تحليل عملية الشراء من طلب الشراء حتى استلام البضاعة واكتشاف المستند الناقص.
• تطبيق حساب نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان الأساسي يدويا.
• استخدام جرد تصنيف ABC لمطابقة فروقات المخزون.
• بناء مخطط مستودع صغير يضع الأصناف سريعة الحركة قرب باب الشحن.
• مقارنة النقل البري والبحري والجوي لشحنة بسيطة وتخطيط مسار التوصيل.
• تشخيص نقطة الاختناق في عملية تشغيلية بساعة توقيت وتفسير المؤشر الأحمر في لوحة مؤشرات أساسية.

جدول الدورة

اليوم 1: ما الذي تقوم به اللوجستيات والعمليات فعليا

• تتبع منتج واحد من المورد إلى العميل
• الفرق بين نقل البضائع وتخزينها وبين تصنيعها
• من يفعل ماذا: المشتريات والمستودعات والتخطيط والإنتاج والشحن
• مصطلحات شائعة: وحدة التخزين SKU ومهلة التوريد والدفعة والتشغيلة والإرسالية
• لماذا يتحول خطأ صغير عند الاستلام إلى مشكلة كبيرة عند الشحن

اليوم 2: كيف تتحرك البضائع والمستندات والأموال

• رسم مسار المنتج داخل جهتك
• سلسلة المستندات: طلب الشراء وأمر الشراء ومذكرة التسليم والفاتورة
• أين تضيع المعلومات بين الإدارات
• مستويات الخدمة: ما الذي وعد به العميل وكم يكلف
• تمرين: رسم نقاط التسليم والاستلام في طلب نموذجي

اليوم 3: شراء المواد

• كيف يتحول طلب الشراء إلى أمر شراء
• الحصول على عروض الأسعار ومقارنتها بإنصاف
• التحقق من المورد الجديد قبل الطلب الأول
• متابعة الطلبات المتأخرة بلباقة وحزم
• استلام البضائع مقابل أمر الشراء: الكمية والجودة والمستندات

اليوم 4: الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون

• المواد الخام وقطع الغيار والإنتاج تحت التشغيل والمنتجات التامة
• لماذا يكلف المخزون الزائد بقدر ما يكلف النقص
• حساب نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان بالآلة الحاسبة
• تصنيف ABC والجرد الدوري
• تمرين: التحقيق في فرق جرد المخزون

اليوم 5: تشغيل المستودع

• الاستلام والتخزين والانتقاء والتعبئة والصرف
• مواقع الرفوف والملصقات ومبدأ ما تنتهي صلاحيته أولا يصرف أولا
• أساسيات الأرفف والمنصات ومعدات المناولة
• الرص الآمن ومناطق الرافعات الشوكية والنظافة والترتيب
• تمرين: إعادة رسم مخطط مستودع لتقصير مسافات الانتقاء

اليوم 6: إيصال البضاعة إلى العميل

• النقل البري والسككي والبحري والجوي: السرعة والتكلفة والاستخدامات المعتادة
• تحميل الشاحنة وتخطيط جولة التوصيل
• المسافنة ومراكز التوزيع بلغة مبسطة
• إثبات التسليم والمرتجعات ومطالبات البضائع التالفة
• تمرين: تخطيط مسار توصيل من خمس محطات

اليوم 7: تخطيط العمل وتحسينه

• تخطيط الورديات وفحوصات الطاقة الاستيعابية البسيطة
• رسم العملية بالمربعات والأسهم
• الهدر السبعة كما تظهر في أرضية عمل حقيقية
• طرح سؤال "لماذا" خمس مرات للوصول إلى السبب الجذري
• تمرين: توقيت عملية بساعة توقيت وتحديد نقطة الاختناق

اليوم 8: الأنظمة خلف الكواليس

• ما الذي يحتويه كل من نظام ERP ونظام إدارة المستودعات ونظام إدارة النقل
• الباركود والماسحات الضوئية ولماذا يسبب الإدخال اليدوي الأخطاء
• تتبع الشحنة عبر الإنترنت
• قراءة التقارير البسيطة: المخزون المتاح والطلبات المفتوحة والتسليمات المتأخرة
• عادات جيدة عند إدخال البيانات

اليوم 9: عندما تسوء الأمور

• الاضطرابات المعتادة: تأخر المورد ونفاد المخزون والأعطال وإغلاق الطرق
• الاحتفاظ بقائمة بسيطة بالموردين والمسارات البديلة
• خمسة مقاييس يومية: التسليم في الموعد ودقة المخزون ودقة الطلبات وزمن الدورة وتكلفة الطلب
• قراءة لوحة مؤشرات بالألوان الأحمر والأصفر والأخضر
• تمرين: إعداد قائمة تحقق للسيناريوهات البديلة لصنف حرج واحد

اليوم 10: جمع كل ما سبق

• حالة جماعية: طلب عميل وصل متأخرا وناقصا
• تتبع الخلل عبر كل مكتب
• الاتفاق على حلول تراعي حدود التكلفة والمخزون والنقل
• عرض خطة المعالجة التي أعدها الفريق
• خطة شخصية: ثلاثة أمور للتطبيق في الشهر الأول بعد العودة

التمارين التطبيقية

تستخدم الأنشطة المقترحة التالية النماذج والأوراق البسيطة في الدورة على أمثلة من بيئة عمل المشارك.

• نشاط مقترح: تمرير طلب واحد على قائمة تحقق مستندات الطلب حتى التسليم وتحديد أي مستند ناقص.
• نشاط مقترح: تعبئة ورقة نقطة إعادة الطلب ومخزون الأمان لثلاثة أصناف ثم مطابقة جرد دوري على نموذج المخزون.
• نشاط مقترح: توزيع الأصناف سريعة الحركة على شبكة مخطط المستودع وتخطيط جولة توصيل على ورقة المسار.
• نشاط مقترح: توقيت مهمة بورقة توقيت العمليات لاكتشاف نقطة الاختناق.

الأسئلة الشائعة

هل أحتاج إلى خلفية في اللوجستيات؟

لا. تبدأ الدورة من الصفر وتستخدم أمثلة من الحياة اليومية. تكفي معرفة الحساب الأساسي واستخدام جداول البيانات.

كم تستغرق الجلسة اليومية وما إجمالي الساعات؟

يمتد كل يوم نحو أربع إلى خمس ساعات، بإجمالي يتراوح تقريبا بين 40 و50 ساعة على مدى الأيام العشرة.

هل اللوجستيات هي نفسها العمليات؟

ليس تماما. تتولى اللوجستيات نقل البضائع وتخزينها، بينما تحول العمليات المواد والجهد إلى منتجات أو خدمات. وفي الواقع يتبادل المجالان المعلومات يوميا، ولهذا تغطي الدورة الاثنين معا.

الخاتمة

يغادر المشاركون بصورة واضحة عن كيفية انتقال البضائع داخل الجهة، من رصيف تحميل المورد حتى توقيع العميل، والحسابات والنماذج الأساسية التي يستخدمها كل مكتب لضبط المخزون والتسليم، وخطة شخصية قصيرة لتطبيق أساسيات إدارة اللوجستيات والعمليات التشغيلية في فرقهم.